Dipl.-Wirtsch.-Ing. Tobias Schütte
Um als Führungskraft erfolgreich seine Ziele zu erreichen, ist es zusätzlich zum eigenen Selbstmanagement wichtig, sich Prioritäten für die eigenen Aufgaben zu setzen. Andernfalls besteht schnell die Gefahr, dass Sie in der Arbeit unter- und nicht aufgehen. Doch das klingt einfacher als es in der Realität ist, denn die Welt ist ständig in Bewegung. Immer wieder entstehen neue Krisen und Probleme, die in einer Tour für Stress und Hektik sorgen.
Ist Ihnen diese Situation auch bekannt? – Doch wie lässt sie sich durch Prioritäten ändern?
Im Artikel zum Zeitmanagement habe ich Ihnen schon einen kurzen Überblick über das Eisenhower-Prinzip gegeben. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie dieses Tool in der Praxis einsetzen und für sich optimal nutzen können.
Die Einteilung von Prioritäten
Betrachten wir die Situation in Zusammenhang mit der Prioritäten-Matrix (Eisenhower-Prinzip)
Im Folgenden beschreibe ich Ihnen zunächst, wo die Fehlerquellen liegen können: Es sind falsche Priorisierungen! Schauen Sie, welche auf Sie zutreffen. Ich zeige Ihnen im Anschluss, wie Sie Ihr Dilemma lösen können.
Fehlerquelle Quadrant 1 (wichtig/dringend)
Betrachten wir die Situation in Zusammenhang mit der Prioritäten-Matrix (Eisenhower-Prinzip)
Wenn Sie ständig mit höchster Priorität wichtige dringende Probleme lösen, ist dies im ersten Augenblick nachvollziehbar. Hier brennt es gerade schließlich am meisten und somit sind diese Themen Chefsache. Sie fühlen sich also dazu berufen, das Problem selbst zu lösen, danach das nächste, dann wieder das nächste und so weiter.
Wenn Sie sich aber ständig in diesem Modus befinden, werden Sie nicht viel an Ihrer eigenen Lage ändern können. Auch wenn Sie versuchen, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Die Aufgaben aus Quadrant 1 werden Ihnen weiter Ihre wertvolle Zeit und Energie rauben – sie fangen an Sie zu beherrschen.
Fehlerquelle Quadrant 2 (wichtig/nicht dringend)
Aufgrund der Tatsache, dass die Aufgaben aus Quadrant 2 aktuell keinen direkten Handlungsdruck erzeugen, bleibt für Sie in der Tagesplanung oft keine Zeit mehr übrig. Sie erhalten somit die geringste Priorität. Die Prioritätsstufe wird erst dann steigen, wenn sie zu Problemen und Krisen herangereift sind.
Doch besonders in diesen Aufgaben steckt das Potenzial der Veränderung. Dies geht aber nur, wenn Sie diese Aufgaben mit der richtigen Priorität behandeln. Hierauf gehe ich nachher noch näher ein.
Fehlerquelle Quadrant 3 (nicht wichtig/dringend)
Da Sie sich auferlegt haben, dringende Aufgaben (Quadrant 1) zu meistern, sind Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auf offen für Aufgaben aus Quadrant 3. Denn auch hier beschäftigen Sie sich ähnlich wie in Quadrant 1 mit einem dringenden Problem nach dem anderen.
Jedoch gibt es einen entscheidenden Unterschied. Sie investieren wertvolle Zeit und Energie in Aufgaben, die Sie oder andere als dringend betrachten, obwohl diese für Sie selbst gar nicht wichtig sind. Mit anderen Worten: Sie erledigen die Aufgaben von anderen Personen.
Das bedeutet, wenn Sie Ihre Prioritäten in diese Aufgaben setzen, werden Sie keine positive Veränderung herbeiführen.
Fehlerquelle Quadrant 4 (nicht wichtig/nicht dringend)
Die einfachen Tätigkeiten, Telefonate oder Gespräche mit Mitarbeitern bieten eine gewisse Ablenkung und sind schon fast als seelischer Ausgleich zum Dauerstress zu bezeichnen.
Doch auch wie zuvor gilt hier, wenn Sie Ihre Prioritäten in diese Aufgaben setzen, werden Sie keine positive Veränderung herbeiführen.
Hier besteht große Gefahr, auch für Sie persönlich: Investieren Sie zu viel Zeit in diese Aufgaben, handeln Sie verantwortungslos. Dies aber auch nur so lange, bis alles zusammenbricht, wichtige Kunden abspringen und Sie unter Umständen den Posten räumen müssen.
Die richtigen Prioritäten für effektive Führung
Für die effektive Führung weisen Stephen R. Covey (7 Wege zur Effektivität) sowie Peter F. Drucker (The Effective Executive) darauf hin, die Prioritäten vermehrt auf die Tätigkeiten zu legen, die wichtige Beziehungen und neue Chancen ermöglichen. Denn nur durch die intensive frühzeitige Arbeit an vorbeugenden Maßnahmen ist es möglich, Probleme und Krisen gar nicht erst entstehen zu lassen. Sie bekämpfen das Übel an der Wurzel.
Es ist nachvollziehbar, dass Q1-Aufgaben eine hohe Priorität bedeuten. Es ist auch verständlich, dass die Aufgaben aus Q3 und Q4 auch eine „Erholung“ vom Dauerstress sein können. Dennoch bieten sie die beschriebene Gefahr in einen Dauerzustand des immer in Bereitschaft stehenden Feuerwehrmanns zu enden, der die Brände löscht. Um hier rauszukommen, ist es notwendig, eine andere Sichtweise anzunehmen.
Das bedeutet, der Fokus geht hin zu Quadrant 2 der Prioritäten-Matrix. Denn vor allem hier befinden sich die Aufgaben, mit denen Sie nachhaltige Wirkung erzielen. Sobald Sie Ihre Priorität vermehrt auf die Arbeit in vorbeugende Maßnahmen wie Potenziale im Unternehmen finden, für reibungslose Prozesse sorgen oder das Team stärken lenken, werden Sie merken, wie sich mit der Zeit die Probleme in Quadrant 1 verringern. Sie hören auf, nur zu reagieren, und fangen an pro-aktiv zu agieren.
Wenn Sie immer nur die Brände löschen, werden Sie nie die Zeit finden sie gar nicht erst entstehen zu lassen. Doch das ist der Schlüssel dafür, dass Sie immer mehr Zeit für effektive Führung erhalten.
Aus dem Nähkästchen: Das nächste dringende Problem
Um Sorgen und Probleme in der Produktion besser zu verstehen schaute ich mir als Projektleiter so oft es ging die eigenen Herstellungsprozesse an. Da ich die Bedürfnisse der Kunden sehr gut kannte, konnte ich gleichzeitig helfen Reklamationen vorzubeugen.
Eines Tages stand ich mit dem Produktionsleiter und dem Leiter der Qualitätsabteilung vor einer Produktionsanlage, die extra für einen besonderen Kunden angeschafft wurde. Dabei sah ich eine Schwachstelle im Prozess und schlug Maßnahmen zur Vorbeugung von Kundenreklamationen vor.
Beide Führungskräfte stimmten mir generell schon zu, aber dies habe aus ihrer Sicht aktuell keine Priorität. Es gäbe zurzeit einfach wesentlich wichtigere und dringendere Probleme.
Ein Jahr später erfuhr ich durch Zufall, dass bei dem besagten Kunden ein Bandstillstand drohte. Fast alle Lieferungen genau dieser Teile wurden von ihm reklamiert. Zusätzlich forderte er Ersatzlieferungen und sofortige Abstellmaßnahmen.
Die Situation der beiden Führungskräfte hatte sich nicht geändert, denn Sie mussten nur wieder das nächste dringende Problem lösen…
Zeit für die richtigen Prioritäten nehmen
Wenn Sie die Prioritäten vermehrt auf die Aufgaben von Quadrant 2 verlagern, stellt sich natürlich die Frage woher Sie die Zeit nehmen sollen. Dies ist nur möglich, wenn Sie sich von den Aufgaben aus Q1, Q3 und Q4 trennen. Hierzu habe ich folgenden Vorschlag:
Q1-Aufgaben
Sehr wahrscheinlich ist ein sofortiger Abzug von Q1-Aufgaben nicht zu realisieren ohne dass etwas zu eskalieren droht. Von daher werden Sie sich auch nicht komplett davon trennen können. Doch vielleicht überlegen Sie sich, welcher Ihrer Mitarbeiter Sie zumindest unterstützen und an den Aufgaben wachsen könnte. Vergessen Sie nicht, dass dieser Bereich kleiner wird je mehr Sie an Q2 arbeiten.
Q3-Aufgaben
Schenken Sie dieser Aufgaben keine weitere Aufmerksamkeit und delegieren Sie auch diese mehr an Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie der Meinung sind, Ihren Mitarbeitern fehlt die nötige Erfahrung dazu, dann ist es Ihre Aufgabe, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Genau das ist eine Aufgabe, die in Q2 gehört.
Q4-Aufgaben
Diese Aufgaben sollten Sie konsequent aus Ihrem Tagesplan streichen oder jemandem übergeben, der sich dafür eignet. Ihre Zeit jedoch ist dafür zu kostbar.
Mein Geheimtipp: Loslassen durch NEIN sagen!
Die Aufgaben aus Q3 und Q4 gehören zu der Sorte:
- Entweder man meint, sie selbst erledigen zu müssen oder
- andere erwarten, dass Sie sich darum kümmern.
Da die Aufgaben aus Q3 und Q4 nicht wichtig sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass es keine Auswirkungen auf Sie haben wird, wenn Sie sich nicht damit beschäftigen.
Das bedeutet, Sie können genauso gut Nein dazu sagen. Ein Nein bedeutet hierbei nicht, dass Sie sich der Verantwortung entziehen. Es bedeutet in diesem Fall, dass diese Aufgaben für Sie keine Priorität haben und Sie die Verantwortung an die richtige Person übertragen. Ohne Nein zu sagen, werden Sie immer wieder Zeit und Energie für Aufgaben aus Q3 und Q4 vergeuden.
Fazit
Effektive Führung ist nur möglichen, wenn Sie für sich die richtigen Prioritäten setzen, auch wenn die Umstände einem dies nicht immer einfach machen. Denn selbst wenn richtig erscheint, bringt es Sie womöglich langfristig nicht weiter. Beschäftigen Sie sich dazu auch noch mit unwichtigen Themen, vergeuden Sie zusätzlich Zeit und Energie.
Doch um nachhaltig etwas bewirken zu können und nicht ständig unter Stress und Hektik zu stehen, sollten Sie Ihre Prioritäten sinnvoll verteilen. Für effektive Führung ist es erforderlich vermehrt den Fokus auf Aufgaben für vorbeugende Maßnahmen zu lenken.
Für eine Selbsteinschätzung, nutzen Sie die Prioritäten-Matrix und ordnen Sie dort Ihre aktuellen Aufgaben ein. Schätzen Sie einmal selbst, wieviel Zeit Sie in welchem Quadranten verbringen und versuchen Sie den Fokus auf Aufgaben in Q2 zu legen.
Ich empfehle Ihnen diese Einschätzung Monat für Monat zu wiederholen und lassen Sie sich von den Ergebnissen überraschen.
Viel Erfolg für Ihre maximale Zufriedenheit wünscht Ihr Tobias Schütte!
Sie möchten wissen, wie Sie noch besser Prioritäten setzen und so Ihr Zeitmanagement verbessern können?
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Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
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