Dipl.-Wirtsch.-Ing. Tobias Schütte
Können Sie sich vorstellen wie viele Potenziale in Ihrem Unternehmen stecken? Was ist, wenn ich Ihnen zum Beispiel sage, dass wenn Sie diese Potenziale voll ausschöpfen, Sie die Produktivität Ihres Unternehmens um bis zu 30% steigern können? Doch diese Potenziale zu finden ist nicht immer leicht, denn leider werden sie sehr oft verdeckt und können sich dadurch nicht entfalten. Man kann sogar sagen, dass sie brach liegen.
Verdeckt werden diese Potenziale durch Störungen, welche in den meisten Fällen das Ergebnis von Verschwendungen, internen Spannungen und nicht abgestimmten Prozessen sind. Diese haben wiederum enorme Auswirkungen auf nachfolgende Abläufe und die beteiligten Mitarbeiter. Die dadurch verborgenen Potenziale können also somit nicht voll ausgeschöpft werden.
Im schlimmsten Fall geht dies sogar zu Lasten des Kunden und somit in der Folge auch zu Lasten Ihres Unternehmens. Mit Sicherheit stimmen Sie mir zu, dass es dies natürlich zu vermeiden gilt!?
Nur wie finden und vermeiden Sie diese Störungen um die verborgenen Potenziale zu bergen?
Potenziale finden und bergen
Um diese verborgene Potenziale zu bergen und zum Schluss voll auszuschöpfen, sind Verbesserungen erforderlich. Hierfür sollten sich auch etwas Zeit einplanen und gerne auch entsprechend richtig priorisieren. Jedoch um sinnvolle und effektive Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten, brauchen Sie zunächst einen guten Überblick über die aktuelle Situation (Ist-Situation):
- Gibt es überhaupt Störungen in einem Prozess?
- Und, wenn ja, wie sehen sie aus?
- Wie oft treten sie auf?
- Was bedeutet dies in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität, Flexibilität und Produktivität?
Um die Suche nach Potenzialen zu vereinfachen, empfehle ich ein passendes Hilfsmittel zu verwenden. Ich selber nutze dafür eine einfache und pragmatische Potenzial-Liste. Diese können Sie leicht selber erstellen oder einfach meine kostenlose Vorlage über den folgenden Download-Button herunterladen. Den Aufbau und die Anwendung erkläre ich Ihnen selbstverständlich im Laufe des Artikels.
Dieser einfache Aufbau ermöglicht Ihnen eine schnelle Übersicht über mögliche Potenziale in Ihren Prozessen. Insbesondere durch die einfache Anwendung werden die Handlungsfelder für Verbesserungen schnell und einfach erkennbar.
Der Aufbau einer Potenzial-Liste
Nehmen Sie sich für die Erstellung am besten ein Blatt im A4- oder A3-Format. Sie können dafür natürlich auch Excel oder ein anderes Programm auf Ihrem Computer verwenden. Der Aufbau besteht aus einem Kopf für die Grundinformation und einem Bereich für die Potenzialübersicht.
Schreiben Sie oben in den Kopfbereich bitte den Namen der Abteilung, den betrachteten Prozess, den Zeitraum und Ihren Namen als verantwortliche Person für die Pflege der Potenzial-Liste.
Nehmen wir an, die Potenzial-Liste wird in Ihrem Unternehmen in der Konstruktionsabteilung eingesetzt. Dann könnte der Kopf folgendermaßen aussehen:
Unter den Kopf erstellen Sie bitte die Arbeitsfelder für die Potenzialübersicht. Beschriften Sie dafür fünf Spalten mit ‚Nr.‘, ‚Vorfall‘, ‚Häufigkeit‘, ‚Potenzial in‘ und ‚Bemerkung‘. Wählen Sie die Größe der Felder für die späteren Handhabung am besten so, dass Sie auch handschriftliche Eintragungen vornehmen können, ohne Platzprobleme zu bekommen. In meiner Vorlage verwende ich beispielsweise eine Spaltenhöhe von 1cm. Das Ergebnis müsste in etwa so aussehen:
So einfach wie der Aufbau der Potenzial-Liste ist, so einfach ist auch die Anwendung.
Verwendung der Potenzial-Liste
Mein Ansatz ist eine einfache und pragmatische Verwendung der Potenzial-Liste zu ermöglichen. Ich erläutere kurz wozu die einzelnen Arbeitsfelder gedacht sind und welche Informationen hier eingetragen werden sollen.
Potenzial in: Dieses Feld dient zur Durchnummerierung für die aufkommenden Vorfälle. Sind Ihnen drei unterschiedliche Vorfälle aufgefallen, nummerieren Sie diese von eins bis drei durch.
Vorfall: Hier beschreiben Sie was passiert ist. Es reicht eine kleine aussagekräftige Beschreibung.
Häufigkeit: Ähnlich wie bei einer Strichliste zeigen Sie auf wenn sich der Vorfall wiederholt.
Durch das Notieren von Vorfall und Häufigkeit des Auftretens ergeben sich sehr übersichtlich die späteren Handlungsfelder für Verbesserungsmaßnahmen.
Potenzial in: In diesem Feld schreiben Sie bitte auf, welches Potenzial sich aus dem Vorfall ergibt. Dies können Zeit, Kosten, Qualität, Flexibilität oder ein anderes wichtiges Attribut sein. Wichtig ist dabei, dass es aus Sicht der Beteiligten zu dem Vorfall passt. Das können wie in dem anfänglichen Beispiel natürlich auch mehrere sein. Ich empfehle hier, am Anfang einem Vorfall maximal drei Potenziale zuzuordnen. Andernfalls steigt die Komplexität in der Handhabung.
Bemerkung: Zum Schluss schreiben Sie noch etwas zu dem Vorfall. Welche Auswirkungen hatte es oder was war der Hintergrund, wie zum Beispiel 1 Woche Verzögerung oder falsche Kundendaten. Damit sichern Sie einen Bezug und der Punkt bleibt auch nach längerer Zeit besser im Gedächtnis.
Die Arbeitsfelder könnten beispielsweise folgendermaßen befüllt sein:
Wie und wo setze ich die Potenzial-Liste ein?
Besonders am Anfang empfehle ich für die Umsetzung ein kleines Pilotprojekt in ein oder zwei Abteilungen. Suchen Sie am besten eine Abteilung aus, in der Sie die größte Aussicht auf Erfolg sehen. Dies bezieht sich sowohl auf den Prozess, als auch auf die Aufgeschlossenheit der Mitarbeiter. Das Schöne am Erfolg ist, dass er sich gerne rumspricht, motiviert und andere zum Mitmachen inspiriert.
Der Einsatz der Potenzial-Liste im Unternehmen
Bevor Sie starten und die Potenzial-Liste im Unternehmen einsetzen, informieren Sie das Team (Führung und Mitarbeiter) über den Hintergrund Ihres Vorhabens und besprechen Sie die Vorgehensweise. Dabei empfehle ich im Gespräch und in der späteren Umsetzung auf drei wichtige Punkte zu berücksichtigen:
1. Klarheit:
Für alle Beteiligten muss das Ziel und der Sinn der Maßnahme klar sein. Unklarheit schürt Misstrauen und hemmt den Erfolg. Sie erhalten mehr Zuspruch und Unterstützung, wenn Sie die Umsetzung einer neuen Idee klar und offen kommunizieren. Denn:
2. Transparenz:
Die Liste sollte an einem für alle immer sichtbaren Ort hängen. Dies sorgt für Transparenz. Zum einen wirkt dadurch die Potenzial-Liste nicht wie ein geheimes Dokument. Zum anderen zeigt dies, dass es gewollt es die aktuelle Situation zu verbessern und jeder über den aktuellen Stand informiert sein soll. Zusätzlich erzeugt Transparenz auch einen Ansporn sich an der Durchführung zu beteiligen.
3. Nutzerfreundlichkeit:
Betrachten Sie die Arbeitsblätter als lebendige Dokumente. Daher sollte die Potenzial-Liste auch an einem zentralen für jeden gut erreichbaren Ort hängen, wo Mitarbeiter darin handschriftlich etwas ergänzen können. Nehmen Sie am Anfang lieber ein Blatt in A3-Format und sorgen Sie für eine feste Unterlage (zum Beispiel Whiteboard oder Stelltafel) mit immer zugänglichen, schreibbaren Stiften.
Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich jeder Mitarbeiter bereitwillig an der Arbeit mit der Potenzial-Liste beteiligen will. Jede Barriere sollte beseitigt sein. Jeder Mitarbeiter aus dem beteiligten Bereich sollte die Möglichkeit haben, ohne Umstände damit arbeiten zu können. So erhalten Sie auch die Ergebnisse, mit denen Sie später sinnvolle Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessabläufe einleiten können.
Erkenntnisse und Potenziale nutzen
Der Einsatz einer Liste ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn die daraus gewonnen Erkenntnisse auch genutzt werden. Im Falle der Potenzial-Liste bedeutet es, Handlungsfelder und mögliche Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.
Eine Möglichkeit ist die Potenzial-Liste in regelmäßigen Team-Meetings vorzustellen und die Ergebnisse zu besprechen. Beobachten Sie die Ergebnisse über einen Zeitraum von zwei bis vier Wochen. Dies empfehle ich für den Piloten als auch für den nachfolgenden Einsatz. Sie werden schon hier eine erste Tendenz für Ihre Unternehmenspotenziale erkennen.
Wenn Verbesserungspotenzial besteht, gewichten Sie die Vorfälle nach Dringlichkeit. Konzentrieren Sie sich dabei auf maximal drei Punkte. Diese lassen sich einfacher priorisieren und damit erfolgreicher umsetzen. Nach der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen beobachten Sie weiter den Prozess und sehen Sie, wie der Prozess sich nach und nach störungsfrei entwickelt.
Fazit
Die verborgenen Potenzialen stecken in Ihrem Unternehmen und es ist Zeit sie zu bergen und auszuschöpfen! Sie sorgen nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf, sondern tragen auch zur Zufriedenheit bei. Eine einfache und pragmatische Methode hierfür bietet die Anwendung meiner Potenzial-Liste. Detektieren und eliminieren Sie hiermit die Störungen, welche die Potenziale verbergen und erleben Sie, wie sich mit der Zeit die gesamte Performance in Ihrem Unternehmen verbessert.
Viel Erfolg für Ihre maximale Zufriedenheit wünscht Ihr Tobias Schütte!
Sie möchten wissen, wie Sie Zeit für Veränderung freischaufeln?
Das könnte Sie auch interessieren:
Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
Bildnachweis Titelbild: © Monster Ztudio /stock.adobe.com