Warum ein reibungsloser Ablauf Ihre Zukunft sichert

Wünschen Sie sich das nicht auch? Zur Arbeit gehen und wissen, dass ein reibungsloser Ablauf schon fast zur Normalität gehört. Zu wissen, dass alles nach Plan läuft und Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Die Gewissheit haben, dass der Arbeitstag richtig was gebracht hat und Sie zufrieden nach Hause gehen können. Auch wenn es etwas komisch klingt, doch reibungslose Prozesse können hierzu einen großen Beitrag leisten.

Nur schade, dass die Realität oft anders aussieht, obwohl mittelständische Unternehmen über ein unglaublich großes Potenzial in ihren Prozessen verfügen. Doch gerade hier ist ein reibungsloser Ablauf oft nicht gegeben und somit geht leider sehr viel Energie verloren. Für Ihr Unternehmen kann diese Situation gravierende Auswirkungen haben.

Was ein reibungsloser Ablauf für den Erfolg bedeutet

Vor allem bei dem herrschenden Konkurrenzdruck sind reibungslose Prozesse das A und O. Wenn dies nicht gegeben ist, kommt es vermehrt zu Störungen und Problemen. Neben dem daraus folgenden Termindruck entsteht zusätzlich Unruhe und Stress. – Und das ist in dieser ohnehin schwierigen Situation nicht sonderlich hilfreich.

Reibungslose Prozesse fördern Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter.

Je besser Prozesse reibungslos ablaufen, desto höher ist die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter, was sich wiederum auf die Qualität der Arbeit und schlussendlich auf die Produktivität auswirkt. – Und somit auch auf den Erfolg des Unternehmens.

Wie sieht es in der Realität oft aus?

in der Realität werden Störungen in einem Prozess leider schnell als gegeben oder als nicht lösbar betrachtet. Kommentare dazu lauten: „Kann man jetzt nichts dran ändern“, „Es ist wie es ist“ oder „Dann müssen wir die Zeit halt zum Schluss irgendwie wieder einsparen“. Jedoch haben die Folgen aus der Störung wiederum große Auswirkungen auf die gesamte Leistung im Unternehmen.

Besonders aus diesem Grund steckt hier ein sehr großes Potenzial für Optimierungen – und zwar nicht nur im direkt betroffenen Prozess, sondern vor allem in den nachfolgenden Abläufen.

Wissen Sie, was in Ihrem Unternehmen Störungen verursacht und welche (Aus-)Wirkungen diese auf die Prozesse haben? Eine nähere Betrachtung ist aus folgendem Grund wirklich lohnenswert. Denn wenn Sie sich der Ursachen und Wirkungen von Störungen im Prozess bewusst sind, lassen sich auch Potenziale einfacher erkennen.

Ursache und Wirkung einer Störung im Prozess erkennen

In einem Unternehmen kann es viele Gründen für Störungen geben. Beanstandungen, fehlende Informationen, Unzufriedenheit oder Überlastung sind nur ein paar Beispiele für Ursache sowie Auswirkung einer Störung. An einem praxisnahen Fallbeispiel eines produzierenden Unternehmens sehen Sie in vier Situationen was Störungen bewirken können. Vor allem zeigen diese vier Situationen welches Potenzial in den Prozessen steckt, die durch Störungen verborgen bleiben.

Die dritte Generation von Zeitmanagement

Mit der dritten Generation wird die Terminplanung entscheidend erweitert. Neben der Effizienz rückt auch die Effektivität vermehrt in die Betrachtung. Das bedeutet, es werden die eigenen Prioritäten und die Werte berücksichtigt.

Dieser Ansatz kommt besonders bei der eigenen Tages- oder Wochenplanung zur Geltung und trägt entscheidend zur Selbstorganisation bei. Zudem ist die Berücksichtigung von Prioritäten und Werten ein sehr wichtiger Faktor bei der Teamentwicklung.

Fallbeispiel: Herr Glücklich bekommt ein neues Projekt

Herr Glücklich ist mit 42 Jahren ein erfahrener Konstrukteur. Er ist zudem gewissenhaft, legt Wert auf Korrektheit mag es, wenn alles reibungslos nach Plan läuft. Heute bekommt er ein neues Projekt. Er ist zuständig für die Zeichnungserstellung und somit dafür verantwortlich, dass ein reibungsloser Ablauf bis hin zur Serienfertigung gewährleistet ist. Es ist eines der ersten Arbeitspakete in diesem Projekt.

Sobald Herr Glücklich die Zeichnungen erstellt hat, werden diese anschließend noch immer von einer zweiten Person im Vier-Augen-Prinzip geprüft. Der Prozess ist klar und für Erstellung, Prüfung, Korrektur inklusive Freigabe sind zwei Wochen eingeplant. Doch schon hierbei verläuft es nicht nach Plan. Es treten die ersten Störungen im Prozess auf, welche große Potenziale verdecken.

Situation 1: Störungen während der Bearbeitung eines Arbeitspaketes

Während der Erstellung der Zeichnungen fließen aus verschiedenen Quellen immer wieder neue Informationen ein. Herr Glücklich muss die Zeichnungen daher mehrmals korrigieren und prüfen lassen. Der Prozess gerät ins Stocken und anstatt der geplanten zwei Wochen werden nun drei Wochen benötigt. Herr Glücklich ist unzufrieden, denn es läuft nicht nach Plan. – Ein reibungsloser Ablauf sieht für ihn anders aus.

Potenziale

Aus diesem einfachen Beispiel können direkt Potenziale in vier Punkten aufgezeigt werden:

Zeit: Die Durchlaufzeit des Arbeitspaketes verlängert sich unplanmäßig um eine Woche.

Fazit: Wenn alle Informationen vorgelegen hätten, könnte die geplante Durchlaufzeit eingehalten werden.

Kosten: Die Zeichnungserstellung wird eine Woche länger von zwei Angestellten bearbeitet. Diese werden jetzt stundenweise für eine Tätigkeit bezahlt, für die sie nicht eingeplant waren, die Kosten erhöhen sich daher.

Fazit: Bei Einhaltung der kalkulierten Stunden blieben die Kosten innerhalb des kalkulierten Budgets.

Qualität: Ungeplante Ereignisse erzeugen Unruhe und Stress im Prozess, was sich wiederum auf die Mitarbeiter auswirkt. Hierbei leidet die Qualität der Leistung und Fehler können sich einschleichen.

Fazit: Stressfreies Arbeiten reduziert die Fehleranfälligkeit und erhöht die Qualität des Ergebnisses, was zu Kundenzufriedenheit führt. Dies gilt auch für den internen Kunden.

Dynamik: Während der zusätzlichen Woche sind die beteiligten Mitarbeiter für andere Tätigkeiten schwer zugänglich. Man ist schließlich schon eine Woche hinten dran. Andere Arbeitspakete sind von der Störung in Mitleidenschaft gezogen.

Fazit: Die eingeschränkte Verfügbarkeit wirkt sich wiederum nachteilig auf die Planung und Erledigung anderer Tätigkeiten aus.

Situation 2: Auswirkung auf Prozesse der angrenzenden Arbeitsbereiche

Verlängert sich unplanmäßig die Dauer für die Bearbeitung eines Arbeitspaketes, hat dies Einfluss auf alle angrenzenden oder nachfolgenden Prozesse. Davon kann ein ganzer Projektverlauf oder ein einzelner Wertschöpfungsprozess betroffen sein.

Die verspätete Bereitstellung der Zeichnungen durch Herrn Glücklich werden schon dringend für die Herstellung von Prototypen-Teilen benötigt. Dies hat jetzt Auswirkungen auf den Einkauf und die Planung. Die Entscheidung über „Make or Buy“ ist abhängig von Kosten und Lieferzeit der internen oder externen Fertigung. Aufgrund des Verzuges ist der Einkauf gezwungen, die Zeit wieder aufzuholen. Es entsteht Druck und erneut ist ein reibungsloser Ablauf nicht gegeben.

Potenziale

Auch hier lassen sich folgende vier Potenziale erkennen:

Planung: Durch die verspätete Verfügbarkeit der freigegebenen Zeichnung können die geplanten Ressourcen belegt sein. Dies gilt für die interne, wie auch für die externe Fertigung. Abhängig von der Dringlichkeit muss die Fertigungsplanung unter Umständen geändert werden oder es sind Überstunden erforderlich.

Fazit: Eine planmäßige Lieferung vermeidet aufwändige Sondermaßnahmen bei internen und externen Lieferanten.

Flexibilität: Jede kurzfriste Umplanung geht zu Lasten der Flexibilität. Sollten kurzfristige Umplanungen durch interne Ursachen zur Regel werden, sind bei jeder noch so guten Planung die Möglichkeiten für flexibles Handeln ausgeschöpft.

Fazit: Je reibungsloser eine Produktion läuft, desto schneller und besser kann das Unternehmen auf ungeplante Situationen reagieren. Dies gilt insbesondere für die Belastbarkeit der Mitarbeiter.

Kosten: Sondermaßnahmen sind immer mit zusätzlichen Kosten verbunden: Seien es Überstunden, Expresslieferungen oder höhere Teile-Preise bei Lieferanten als Ausgleich für deren Mehraufwände.

Fazit: Eine frühzeitige Bereitstellung von Informationen reduziert nachträgliche Aufwände und sorgt für die Einhaltung der kalkulierten Kosten.

Qualität: Planung und Fertigung unter Zeitdruck erhöhen das Fehlerrisiko. Die Fehler können zum Beispiel durch eine falsche Einstellung an der Maschine passieren oder in der Eile werden wichtige Prozessschritte vergessen.

Fazit: Ein Arbeiten ohne Zeitdruck reduziert die Fehleranfälligkeit und erhöht die Qualität des Ergebnisses.

Situation 3: Auswirkungen auf geplante Tätigkeiten

Ungeplante Tätigkeiten bleiben nicht ohne Folgen. Anders ausgedrückt: Irgendetwas bleibt liegen. Das heißt aber nicht, dass es nicht erledigt werden muss, zum Beispiel die Zusammenstellung von Berichten oder die Erstellung einer Präsentation. Aufgrund der geringeren Zeit, die zur Verfügung steht, erfolgt die Umsetzung jetzt unter Zeitdruck – unabhängig von der Art der Tätigkeit.

Potenzial

Hieraus lässt sich erneutes Potenzial ableiten, diesmal im Bereich

Fehlervermeidung: Herr Glücklich hat jetzt durch die Verzögerung ein starkes Problem. Er muss unter Zeitdruck arbeiten um in einem anderen Projekt den Termin zu halten. Seine Fehleranfälligkeit wird dabei durch das erneute Stressaufkommen erhöht. Im schlimmsten Fall kommt es erneut zu einer Verzögerung, das anfängliche Szenario wiederholt sich und wieder ist ein reibungsloser Ablauf gefährdet.

Fazit: Eine planmäßige Bearbeitung von Aufgaben reduziert den Stress und senkt somit die Wahrscheinlichkeit für weitere Fehler.

Situation 4: Einschränkung der Fähigkeiten des Mitarbeiters

Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten sind in einem Unternehmen das wichtigste Gut. Neben der Durchführung der normalen Tätigkeit sorgen sie im Idealfall für zusätzlichen Mehrwert. Ein Mehrwert entsteht dann, wenn Mitarbeiter sich alleine oder im Team durch Ideen und Einsatz engagieren und so einen Beitrag am Unternehmen leisten.

Das Unternehmen steigert dadurch den Erfolg und kann dies zu einem Teil an die Mitarbeiter weitergeben. Unter diesen Bedingungen erhöht sich die Leistungsbereitschaft und sie können ihr ganzes Potenzial entfalten. Hieraus können sich beispielsweise neue Produkt-Ideen oder Einsparungen durch optimierte Fertigungsprozesse ergeben. Und wie ist es beim Herrn Glücklich?

Herr Glücklich ist weiter ein engagierter Mitarbeiter, doch aufgrund der ungeplanten Mehraufwände steht ihm jetzt kaum Zeit mehr zur Verfügung. Zeit, die er sinnvoll für interne Abstimmungen und das Erarbeiten und Umsetzen von Verbesserungen nutzen wollte. Seine Motivation sinkt, die Unzufriedenheit steigt. Seine vorhandenen Potenziale bleiben für das Unternehmen ungenutzt.

Fazit: Störungen im Prozess beeinträchtigen die Leistung eines Mitarbeiters und verdecken zudem für das Unternehmen wichtige Potenziale. Störungsfreies reibungsloses Arbeiten dagegen fördert die Leistung und die Teamarbeit. Unter diesen Bedingungen können wieder neue Ideen für ein besseres Unternehmen entstehen.

Fazit

Wie Sie anhand der Beispiele mit Herrn Glücklich sehen, stecken in vielen Situationen eine ganze Reihe von Potenzialen dafür, wie ein reibungsloser Ablauf erfolgen kann. Und oft sind Störungen auch nur das Ergebnis eines vorangegangenen Auslösers.

Doch wie bei einer Lawine, können kleine Störungen am Anfang zu beachtlichen Problemen werden. Und wenn dadurch Kunden zur Konkurrenz wechseln, Mitarbeiter unzufrieden werden oder sogar das Unternehmen verlassen, wird auch die Zukunft unsicher.

Um das zu verhindern, gilt es im ersten Schritt herauszufinden, welche Prozesse überhaupt Störungen aufweisen. Wie Sie sich dazu einen Überblick verschaffen können, erfahren Sie in einem der nächsten Beiträge.

Bis dahin beobachten Sie vielleicht einmal selbst so neutral wie möglich Ihre Prozesse und schauen, ob Sie selbst damit glücklich sind oder ob ein reibungsloser Ablauf viel sinnvoller wäre. Würd mich freuen, wenn ich Ihnen helfen konnte.