Prioritäten richtig setzen | Zeitmanagement für PMs

“Asap bitte”. As soon as possible. Au weia. Auch das noch. Das ist Alltag in Deinem Job als Projektmanager, oder? Du kennst das Gefühl: Alles ist wichtig und am besten hättest Du die Aufgaben schon gestern erledigt oder erledigen sollen. Denn: Es gibt einfach keine unwichtigen To-dos im Projekt. Weil jeder einzelne Schritt, den Du geplant hast, seine Berechtigung hat. Aber wo ist die Zeit, um sich jeder einzelnen Aufgabe zu tausend Prozent zu widmen? Nicht da.

Das endet ganz schnell in Stress. Deswegen zeige ich Dir in diesem Blogartikel, wie Du Prioritäten richtig setzt, damit Du als Projektmanager weniger Stress im Job und mehr Zeit für Führung hast.

Aufgaben erledigen – alles auf einmal, nacheinander oder wie?

Du hast eine klare Planung. Du weißt, was Du heute Vormittag zu tun hast, Dein Tag ist getaktet und die Termine stehen auch schon längst fest.

Planung: Check. Aber trotzdem kommst Du irgendwie nicht voran. Trotzdem trittst Du auf der Stelle und hast den Eindruck – nein, Du siehst es – dass Deine To-do-Liste nicht kürzer, sondern länger wird. Das kann doch gar nicht sein?!

Ohne Deine konkrete Situation zu kennen, wäre meine spontane Einschätzung: Du setzt keine klaren Prioritäten. Du springst von hier nach da und hältst Dich mit Aufgaben auf, die Du eigentlich delegieren könntest. Und das endet im typischen Projektmanager-Stress. Ein gutes Zeitmanagement wird immer wichtiger, nur wie?

Die Zeit drängt!

Vielleicht kommst Du ins Rudern und siehst den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr? Dein Multitasking laugt Dich aus? Das ist vollkommen normal. Als Projektmanager stehst Du im Zentrum zwischen Kunde, Management und Team und das endet nicht selten im Chaos. Naja.

Aber! Ich habe eine gute Nachricht für Dich. Denn: Durch Deine Position als PM hast Du den großen Vorteil, dass Du das Projekt gut einschätzen kannst:

Du kennst die Ziele des Projekts.
Du kennst die Beteiligten des Projekts.
Du hast die Deadlines auf dem Schirm.

Das heißt: Du hast damit bereits ein riesiges To-do abgehakt, um Prioritäten richtig zu setzen. Du kennst den Umfang der aktuellen Aufgaben und kannst sie – mithilfe dieses Blogartikels – bewerten. Mein Tipp an dieser Stelle, bevor Du irgendwas anderes machst:

Prioritäten richtig setzen: Schreib alle To-dos konkret auf

Liste alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Und ich meine wirklich ALLE. Denk bis ins kleinste Detail. Hier eine kleine Hilfestellung:

Was musst Du erledigen?
Was willst Du erledigen?
Welche Termine musst Du wahrnehmen?
Wozu und bei wem musst Du Dir noch ein Feedback einholen?
Was braucht das Team?

Verschaffe Dir so einen umfassenden Überblick.

Noch ein Tipp: Falls sich währenddessen ein Gedankenknoten einschleicht (weil Überforderung!), dann lass die To-do-Liste einfach etwas liegen. Schau sie Dir nach der Mittagspause noch einmal an oder am nächsten Tag. Stress Dich nicht.

Warum solltest Du Prioritäten setzen?

Ganz einfach: Ohne Prioritäten arbeitest Du ziellos irgendwelche teils unsinnigen Aufgaben ab. Schnell bist Du überfordert, Deine Motivation schwindet und in der Folge macht sich Stress breit. Eine logische Kette, oder?

Wenn sich ständig das E-Mail-Postfach mit einem “Ping” meldet, gleichzeitig Dein Telefon klingelt und obendrein noch Mara und Oliver genervt in Dein Büro stampfen – tja, dann ist das einfach zu viel. Um welche Baustelle sollst Du Dich zuerst kümmern? Am Ende bastelst Du dann überall ein bisschen herum. Wo eben gerade “asap” gefordert wird. Aber bringt Dich das als PM wirklich weiter? Ich mutmaße mal: Nein.

Prioritäten richtig zu setzen schafft Zeit

Du triffst unbewusst jeden Tag Entscheidungen und setzt dabei schon Prioritäten. Suchst Du Dir einen Pullover aus Deinem Kleiderschrank aus, priorisierst Du diesen höher als das hellblaue Hemd.

Entscheidest Du Dich heute dazu, nach Feierabend im Büro zu bleiben, um noch E-Mails zu beantworten, priorisierst Du Deinen Job in dem Moment höher als Deine Familie, die gerne mit Dir zu Abend gegessen hätte.

Du siehst: Prioritäten lauern überall im Alltag. Du musst nur wissen, wie Du sie bewusst und clever setzt. Welche Aufgabe hat eine höhere Priorität?

Schaffst Du das, hilft Dir die richtige Aufgabenpriorisierung dabei, Zeit und Energie zu sparen und weniger Stress zu erleben. Das klingt doch gut, oder? Wenn Du das auch so siehst, kommt hier der Weg dahin.

Eine Methode für die richtige Priorisierung im Projekt

Kurz und knapp lautet so Dein Priorisierungs-Plan:

Bewerte die Aufgaben nach Priorität bzw. Dringlichkeit.
Ordne sie der Prioritäten-Matrix zu.
Halte Dich an Deine Priorisierung.

Bevor wir uns um die einzelnen Schritte kümmern, mit denen Du ab jetzt Deine Prioritäten richtig im Projekt setzt, muss ich Dich aber noch auf ein paar typische Fehler aufmerksam machen.

4 typische Fehler beim Priorisieren

Vermeide diese Fehler, damit Deine Priorisierung super funktioniert.

1. Priorisieren mit unklaren Projektziele

Wenn Du nicht weißt, wofür Du überhaupt arbeitest, wird’s auch schwierig, Prioritäten richtig zu setzen. Im Idealfall verfolgst Du klare, smarte Projektziele und kennst die Unternehmensziele. Nur so kannst Du später entscheiden, welche Aufgabe eine höhere Priorität hat. Die Schlüsselfrage ist hierbei nämlich: Welche Aufgabe ist wie wichtig für die Zielerreichung?

2. Kein Zeitgefühl beim Prioritäten setzen

Es gibt in der Regel zwei Extreme: Entweder Du machst die besagte Aufgabenliste ruckzuck zwischen Tür und Angel oder Du nimmst Dir viel zu viel Zeit dafür. In beiden Fällen stimmt das Zeitverhältnis nicht. Du kannst hier schnell Abhilfe schaffen, indem Du Dir einen Timer stellst. Probier’s aus!

Denn oft sind Ergebnisse nach 5 Minuten genauso effektiv wie nach 30 Minuten.

3. Dein Perfektionismus funkt dazwischen

Du verzettelst Dich bei der Aufgabenliste? Dann kann Dein Perfektionismus dahinter stecken. Dieser zeigt sich einerseits beim Priorisieren der Aufgaben und auf der anderen Seite, wenn Du das Gefühl hast, alle Aufgaben im Projekt selbst erledigen zu müssen. Über Perfektionismus liest Du mehr in meinem Blogartikel Stress im Job als Projektmanager | 10 Gründe & 4 Tipps.

4. Erst kam das Priorisieren – dann kam “Ist mir egal

Ein häufiger Fehler, der sich im Alltagschaos sehr schnell einschleicht: Du hast zwar Deine Aufgaben super nach Priorität bewertet und geordnet – aber dann grätscht die Praxis dazwischen. Deine Gewohnheiten sind fest verankert und obwohl Du Dir vorgenommen hast, Dich jetzt endlich an Deine Prio-Liste zu halten – klappt’s einfach nicht. Du setzt Deine Prioritäten nicht um und verfällst in alte Muster.

Von daher: Vermeide diese vier typischen Fehler, wenn Du Deine Prioritäten als Projektmanager richtig setzen willst, um Zeit und Energie zu sparen.

Prioritäten-Matrix für Projektmanager – die Eisenhower-Methode

Sie ist mittlerweile sehr bekannt: die „Eisenhower-Matrix“. Das Prinzip dahinter ist für viele Priorisierungsmethoden grundlegend. Und so nutze auch ich die Matrix sehr gerne, um meine Projekt-Prioritäten einzuteilen.

Lerne mehr über die Prioritäten-Matrix und wie Du sie als Projektmanager erfolgreich einsetzt.

3 To-dos pro Tag – So geht Aufgabenpriorisierung

Nur drei To-dos pro Tag? Klingt unmöglich, oder? Ist es nicht. Denn: Dieser einfache Trick hilft Dir dabei, mehr an einem Tag zu schaffen, als Du denkst.

Und so geht’s: Schreibe Dir pro Tag Deine drei wichtigsten To-dos auf (z. B. gemäß Deiner Prioritäten-Matrix). Aufgaben, die wirklich nur Du erledigen und die Du nicht delegieren kannst. Dann kümmerst Du Dich zuerst darum, genau diese To-dos abzuhaken und erst dann schaust Du auf Deine übrige To-do-Liste. Hast Du noch Zeit und Kapazität? Prima, dann widme Dich der nächsten Aufgabe. Ist der Tag rum? Auch gut, dann geht’s morgen mit den nächsten Top-3-Prios weiter.

Priorisiere pro Tag die drei wichtigsten Aufgaben, um die Ziele Deines Projekts zu erreichen und fokussiere Dich darauf. Kein “mal eben hier noch etwas”. Nein, kümmere Dich um Deine Top 3.

Erledige Deine Priorität in Deep-Work-Phasen

Noch ein Profi-Tipp aus der Projektmanager-Praxis: Hast Du schon einmal etwas von Deep-Work-Phasen gehört? Es ist eine tolle Produktivitätstechnik, die Dir auch prima dabei hilft, Deine Prioritäten wirklich umzusetzen.

Mache Dir dazu in Deinem Kalender feste Termine mit Deep-Work-Zeiträumen, z. B. ein bis zwei Stunden. In dieser Phase schaltest Du Deine Benachrichtigungen aus und konzentrierst Dich ausschließlich auf Deine eigenen Top-3-Prioritäten des Tages. Hier ist natürlich auch das Motto: Grenzen setzen als Projektmanager. Aber das ist ein Thema für einen anderen Blogartikel.

Verkompliziere Deine Priorisierungsmethoden nicht!

Priorisieren – ja, bitte, unbedingt! Verkomplizieren? Nein, auf keinen Fall!

Mein Tipp: Es ist besser, unperfekt zu starten als perfekt zu warten. Beginne mit Stift und Papier, schreib Dir alles auf. Es müssen (am Anfang) nicht immer riesige Tools und Software sein. Nein, mach’s oldschool und taste Dich langsam heran. Du wirst sehen: Alleine der Fokus darauf, Prioritäten wirklich zu setzen, hilft Dir schon weiter.

Prioritäten richtig setzen – für mehr Sinn und Motivation

Wir wissen beide: Projektmanagement ist keine One-man-Show und Stimmung und Laune im Team spielen mindestens eine genauso große Rolle wie die Kompetenz. Du kannst ein Ass auf Deinem Gebiet sein, doch es fehlt Dir die Motivation – kanns passieren, aber dann gibst Du leider keine 100 Prozent. Doch genau die braucht ja eigentlich das Projekt, oder?

Deswegen: Behalte im Hinterkopf, dass die richtige Priorisierung der Aufgaben einen enormen Unterschied im Projekt macht. Für Dich und für Dein Team. Und damit am Ende auch für Euren Kunden.

Prioritäten sinnvoll setzen

Wenn Du Prioritäten setzt, sollten diese unbedingt sinnvoll sein. Das gilt für Dich selbst und für Dein Team.

Wie lange braucht es für welche Aufgabe?
Welchen Mehrwert hat die Aufgabe?
Wo sind Zeit und Ressourcen jetzt schon sehr knapp?

Sind die Prioritäten sinnbefreit und bringen Dich und Dein Team nicht weiter, ist die Motivation ruckzuck im Keller.

Mein Tipp an dieser Stelle: Stimm Dich auch mit Deinem Team ab, wie welche Prioritäten verfolgt werden. Dies steigert die Akzeptanz und so verfolgen alle auch sicher das gleiche Ziel.

Wenn Du jetzt Deine Prioritäten richtig, sinnvoll und abgestimmt setzt, entspannt das Dich und Dein ganzes Team. Und “asap” ist dann gar nicht mehr so schlimm, oder?

Fazit: Prioritäten richtig setzen – Dein Schlüssel zu weniger Stress und mehr Fokus

Als Projektmanager weißt Du, wie schnell der Stress überhandnehmen kann, wenn alles gleichzeitig wichtig erscheint. Aber mit der richtigen Priorisierung, insbesondere durch Methoden wie die Prioritäten-Matrix, kannst Du Deine Aufgaben effizienter bewältigen und Deine Zeit besser nutzen. Das Setzen von Prioritäten schafft nicht nur Klarheit in Deinem Arbeitsalltag, sondern entlastet Dich auch mental.

Der Schlüssel liegt darin, bewusst Entscheidungen zu treffen und die drei wichtigsten To-dos pro Tag anzugehen. Mit dieser Fokussierung kannst Du gezielt Fortschritte machen, ohne Dich in Details zu verlieren. Tools und komplexe Systeme sind dabei nicht notwendig – oft reicht es, mit einfachen Mitteln zu starten und sich Schritt für Schritt zu steigern.

Vermeide die typischen Fehler beim Priorisieren, wie unklare Ziele, fehlendes Zeitmanagement oder Perfektionismus. Gelingt Dir das, werden nicht nur Deine Produktivität und Effizienz steigen, sondern auch Deine Motivation – und Dein Team wird Dir dankbar sein, weil Du so den Weg zu klaren, realistischen Zielen ebnest.

Insgesamt gilt: Prioritäten richtig setzen ist die Basis für erfolgreiches Projektmanagement und ein stressfreieres Arbeiten – für Dich und Dein Team.