Stress im Job als Projektmanager | 10 Gründe & 4 Tipps

Wann hast Du das letzte Mal erlebt, dass ein Projekt von vorne bis hinten zu 100 Prozent glatt lief? Lass mich mutmaßen: Noch nie? Alltagschaos im Unternehmen, der allgegenwärtige Zeitdruck und ständig kommen neue Überraschungen auf – da sind einige Baustellen im Projekt. Ständig werden neue Prioritäten gesetzt.

Das macht das Projektmanagement für Dich als Projektmanager (PM) zu einer Herausforderung. Es ist stressig. Oft zerrt es an Dir und – wenn Du ehrlich bist – meist vergeht kein Arbeitstag, an dem Du die Probleme nicht mit in den Feierabend nimmst, oder?

Ähnlich wie ich würdest Du wahrscheinlich auch unterschreiben: Projektmanagement und Stress im Job sind wie Koffein und Frühstück. Sie gehören irgendwie zusammen.

Stress im Projekt – Ist halt so?!

Und ja, mir ist schon klar, dass Du das kleine 1×1 des Projektmanagements kennst – ist ja schließlich Dein Job. Deswegen weißt Du auch – zumindest in der Theorie –, dass Du am besten einen kühlen Kopf bewahrst, Dich nicht ärgerst, keine Kritik persönlich nimmst – und all die schlauen Tipps und Tricks.

Tja, aber in der Praxis? Da sieht Deine Welt oft anders aus, oder? Das Ergebnis: Du fühlst Dich gestresst. Obwohl Du es in der Theorie ja besser weißt. Und vielleicht kennst Du sogar Kollegen, die schon kurz vor einem Burnout standen.

Aber fangen wir vorne an…

Was ist Projektmanagement? Was machst Du als Projektmanager?

Als Projektmanager oder PM bist Du in Deinem Unternehmen dafür verantwortlich, dass definierte Ziele erreicht werden, Termine und Qualitätsvorgaben eingehalten sowie Budgetgrenzen nicht überschritten werden.

Du führst Dein Team, machst Absprachen mit Kunden, Lieferanten und Fachbereichen. Menschen verlassen sich auf Dich. Auch dadurch stehen Stress und Leistungsdruck automatisch in Deiner Jobbeschreibung, stimmt’s?

Was hat Projektmanagement mit Stress zu tun?

Wir beide wissen, der Job des Projektmanagers ist einer der stressigsten Berufe überhaupt.

Das Statistische Bundesamt hat Zahlen veröffentlicht, die belegen, dass sich 25 Prozent der Erwerbstätigen im Jahr 2020 psychisch belastet gefühlt haben. Zeitdruck und Arbeitsüberlastung waren dabei die häufigsten und schwerwiegendsten Einflüsse. Mehr zu der Untersuchung liest Du direkt beim Statistischen Bundesamt.

Und machen wir uns hier nichts vor: Im Projektmanagement sind Zeitdruck und hohe Arbeitsbelastung an der Tagesordnung.

Warum ist gerade das Projektmanagement so anfällig für Stress? 10 Gründe

Die Liste ist lang, viel zu lang. Denn es gibt so viele Stressfaktoren in Deinem Job. Hier eine Auswahl der 10 häufigsten Stressauslöser als Projektmanager:

#1. Sportliche oder unrealistische Deadlines

Der Klassiker: Jedes Projekt birgt ein großes Risiko für (dauerhaften) Zeitdruck. Sportliche bis unrealistische Deadlines und plötzlich werden noch Zusagen gerissen. Die Zeit hängt Dir immer im Nacken.

Und manchmal spürst Du das stärker, als Dir lieb ist. Der Abgabetermin ist plötzlich viel näher, weil jetzt auch noch der Geschäftsführer Druck macht und die Kunden aber zusätzlich noch Änderungen wünschen. Puh. Das Ergebnis: Stress.

#2. Schlechte Kommunikation

Ein weiterer Klassiker, der sicher auch schon gehörig auf Dein Stresskonto eingezahlt hat: Schlechte Kommunikation im Team oder im ganzen Unternehmen.

• Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten sind nicht klar abgegrenzt, auch nicht Deine als PM.
• Offene, zu erledigende Punkte sind nicht transparent.
• Es fehlen klare Absprachen.

#3. Projektteam: Einfach keinen Bock mehr

Das führt zum dritten Grund, warum Projektmanagement sehr stressig sein kann. Denn: Zeitdruck und schlechte Kommunikation betreffen nicht nur Dich, sondern das gesamte Projektteam.

Das führt dazu, dass die Stimmung kippt und sich eine schlechte Arbeitsatmosphäre etabliert. Und das fördert nicht gerade die Leistung im Team.

#4. Wunschkonzert: Ständig neue Anforderungen und Änderungen

In eine ähnliche Richtung gehen ständig neue Anforderungen und Änderungen im Projekt durch Kunden oder das Management. Da stellst Du dir als Projektmanager und an Dein Team sich schnell die Frage: Wie soll das funktionieren?

Auch hier entsteht – Du ahnst es – Anspannung bei allen Projektbeteiligten. Und nicht zuletzt Frust auf allen Seiten, wo wieder Motivation erforderlich ist.

#5. Das Projekt hat im Unternehmen keine Priorität

Besonders stressig wird es für Dich als Projektmanager, wenn ein Projekt im Unternehmen keine Priorität hat. Schnell sind die wichtigen Ansprechpartner schwer erreichbar – in einem wichtigeren Projekt.

Es kann natürlich auch passieren, dass Deine Teammitglieder in andere Projekte geschoben werden und du kannst schauen wer jetzt die Aufgaben übernimmt. Die Planung und Timeline bleiben bestehen – vor allem die beim Kunden.

Der Druck und Stress steigen, doch als PM stehst Du mit dem Problem allein. Denn das Projekt hat leider kaum noch Prio im Unternehmen.

#6. Fehlende Klarheit über das Projekt – Du bist nicht aussagefähig

Klarheit und Übersicht sind das A und O im Projektmanagement. – Und als Projektmanager bist Du Dreh- und Angelpunkt. Doch wenn Du bei kleinsten Statusfragen nicht aussagefähig bist, dann kommst Du schnell in eine Stresssituation.

Das kann alles mal passieren, doch passiert das öfter, dann hat das Folgen: Du wirkst planlos – als hättest Du das Projekt nicht im Griff und es entsteht Kritik an Deiner Person. Dein Ansehen sinkt. Der Stress erhöht sich und es entsteht ein Teufelskreis.

#7. Überlastung: Du hast zu viele Projekte und Aufgaben gleichzeitig

Du möchtest es allen recht machen und übernimmst immer mehr Aufgaben. Gleichzeitig kannst Du schwer „Nein“ sagen – auch nicht zur Übernahme von neuen Projekten. Du gehst in Deiner Zettelwirtschaft unter und bist schlicht überlastet, weil Deine Aufgaben, Projekte und der ganze Workload immer größer werden.

#8. Dir fehlt die Priorisierung

Du setzt Deine Prioritäten nicht richtig und sinnvoll. Denn Ständig meldet sich das E-Mail-Postfach mit einem “Ping”, gleichzeitig klingelt Dein Telefon und jeder will was von Dir – sofort. Um welche Baustelle sollst Du Dich zuerst kümmern? Als PM kann man hier schnell überfordert sein, was auch auf die Motivation geht – und in der Folge macht sich Stress breit.

#9. Dein Perfektionismus stresst Dich

Mal ehrlich: Bist Du zu perfektionistisch? Viele Projektmanager neigen leider zum Perfektionismus. Alles muss optimal abgestimmt und die Präsentation natürlich fehlerfrei sein. Sonst gehst Du nicht nach Hause und machst lieber die dreizehnte Abend- oder sogar Nachtschicht im Büro. Ob Du es glaubst oder nicht: Dieser Stress ist selbst gemacht. Und dieser Stress muss im Projektmanagement wirklich nicht sein.

#10. Fehlende Unterstützer im Projektmanagement

Fehlende Unterstützer im Projekt können für Dich als Projektmanager enorm Stress erzeugen. Denn Menschen oder Stakeholder, die das Projekt genauso vorantreiben wollen wie Du selbst, sind Gold wert. Fehlen Dir diese Personen in Situationen wo Du Unterstützung brauchst, bist Du schnell allein auf weiter Flur und dadurch steigt Dein Stresspegel als PM.

Teufelskreis: Mehr Stress – schlechtere Leistung – noch mehr Stress

Ein Teufelskreis entsteht: Du hast immer mehr Stress im Job, erbringst dadurch schlechtere Leistungen und bekommst so wiederum noch mehr Stress. So nimmst Du den Stress auf der Arbeit mit nach Hause und dann zurück ins Büro.

Zu vielen Projektmanagern geht es so. Glaub mir. Denn aus eigener Erfahrung weiß ich, wir nehmen unser Stresslevel als “normal” in unserem Job an. Oft überdenken wir viele Verhaltensmuster und Gewohnheiten einfach nicht. Und das im schlimmsten Fall mit gesundheitlichen Konsequenzen.

Doch wie können wir uns vor Stress schützen?

Fähigkeiten eines “stressresistenten” PMs

Zu den wichtigsten Eigenschaften und Fähigkeiten eines Projektmanagers gehört es also, mit der Anspannung richtig umgehen zu können. Doch Dir nützen die tollsten Tools nichts, wenn Du nicht weißt, wie Du sie klug einsetzt.

Hierzu habe ich vier konkrete einfache Tipps für Dich.

4 konkrete Tipps, um Stress im Job als PM zu reduzieren

Wenn Du nur eine Sache aus diesem Blogartikel mitnimmst, dann schreib Dir jetzt auf einen Post-it-Zettel (oder in die Notizen-App Deiner Wahl): Ich muss meinen Stress reduzieren.

Ich meine es ernst, lieber Weltenretter. Stress ist ungesund und er beeinträchtigt Deine Leistungsfähigkeit als Projektmanager. Bist du nicht leistungsfähig, passieren Fehler und die fallen auf Dich zurück und auf sowas hat keiner Lust, oder?

Du willst leistungsfähig bleiben, Deine Karriere als Projektmanager vorantreiben oder noch mehr? Ja, dann lese nachfolgend weiter, wie Du mit Deinem Stress umgehst.

Tipp #1 gegen Stress im Job: Lerne, wie Du gesund mit Stress umgehst

Daraus resultiert mein erster Tipp für Dich: Lerne, wie Du mit Deinem Stresslevel gesund umgehst. Du hast es in der Hand, was oder wer Dich stresst.

Tipp #2: Leg Deinen Perfektionismus ab

Perfektionismus ist nicht gesund. Da bin ich mir sicher. Ein erster Schritt könnte z. B. die 80/20-Regel sein. Davon hast Du bestimmt schon einmal gehört.

Tipp #3 für gestresste Projektmanager: Eigener Stress vs. Stress im Team

Unterscheide zwischen Deinem eigenen Stress und dem Stress unter Deinen Teammitgliedern.

Im ersten Schritt solltest Du als Projektmanager zunächst Deine eigene Anspannung in den Griff bekommen, damit Du diesen nicht ans Team überträgst.

Denn je sicherer und souveräner Du bist und wirkst, desto mehr Ruhe strahlst Du auf das gesamte Team aus.

Im zweiten Schritt ist es Deine Aufgabe, auch die Anspannung Deines Teams zu reduzieren. Dazu ist es z. B. sinnvoll mit dem Team noch mal die nächsten Schritte im Projekt durchzugehen und Aufgaben nach den Stärken der Team-Mitglieder zu verteilen. Wenn jeder das macht, in dem er gut ist, ist allen geholfen.

Tipp #4: Überarbeite Dein Zeitmanagement, um Stress zu reduzieren

Effektives Zeitmanagement ist vielschichtig. Dazu gehört es, Prioritäten richtig zu setzen, eine eigene Tages- und Wochenplanung aufzubauen, „Nein“ zu sagen und an Deinem Perfektionismus und an Deiner eigenen Haltung zu arbeiten.

Wenn Du Dein Zeitmanagement als Projektmanager verbessern möchtest, empfehle ich Dir meinen Zeitmanagement Online-Kurs. Darin lernst Du wichtige Tools, die Dir dabei helfen, Deine Zeit effizient zu nutzen.

Du hast Dein Stress-Schicksal selbst in der Hand

So hart es klingt: Du bist nicht das Opfer. Du hast Dein Stress-Schicksal selbst in der Hand. Denn: Du bist, was Du denkst und wie Du handelst.

Im Projektmanagement geht es zu 50 Prozent um die Wahrnehmung der eigenen Person und zu 50 Prozent um die Beziehung zu Deinen Vorgesetzen, Deinem Team und den Stakeholdern im Projekt. 

Vergiss nicht: Projektmanagement ist natürlich keine One-man-Show, aber ohne effektiven Projektmanager ist die Show schnell vorbei.

Unterschätze nicht das Risiko von Stress – sondern handle

Ich weiß, wie schnell es abgetan ist: “Ach, diese Burnout-Geschichten passieren mir doch sowieso nicht”.  Schnell unterschätzt man das eigene Risiko und geht nachlässig mit seiner Gesundheit um. Das kann fatal enden.

Also: Reduziere jetzt den Stress in Deinem Job, damit Du ihn noch lange gesund ausführen kannst. Alles ist schaffbar, das WIE ist entscheidend – und auf diesem Weg unterstütze ich Dich gerne. Schreib mir einfach und wir finden eine passende Lösung!