Zeitmanagement: 7 praktische Schritte, die Dir wirklich helfen

Zeitmanagement spielt für Dich als Projektleiter eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg, denn Projekte werden immer herausfordernder. Mit zunehmendem Tempo und steigenden Anforderungen wächst der Druck auf Dich als Projektmanager – somit natürlich auch der Stress im Job. Gleichzeitig sollen die Prozesse reibungslos laufen und Dein Team fordert Support – die Zeit für Führung wird immer knapper. Für ein effektives Zeitmanagement reicht es schon längst nicht mehr, sich nur auf Post-its und Terminkalender zu verlassen.

Dazu möchte ich in diesem Artikel auf zwei Kernthemen eingehen:

Was ist eigentlich genau unter Zeitmanagement zu verstehen
Ich verrate Dir eine Anleitung, wie Du in 7 einfachen Schritte mit Zeitmanagement Deine Performance enorm steigerst

Bevor wir dazu kommen, möchte ich ein persönliches Erlebnis teilen, das mein Interesse am Thema Zeitmanagement geweckt hat.

Schlüsselmoment: Die Anekdote vom überarbeiteten Projektmanager

Es sagte einmal eine Führungskraft zu mir, als er von einem Meeting zum nächsten hetzte, – „Für Zeitmanagement habe ich schlichtweg keine Zeit!“. Diese Worte erinnerten mich an die Geschichte des Holzfällers, der immer weniger Bäume fällte, weil er keine Zeit fand, seine Axt zu schärfen.

In diesem Moment wurde mir klar: „So will ich nicht enden!“ Ich begann, mich intensiv mit Zeitmanagement und Selbstmanagement zu beschäftigen, um mich auf das Wesentliche im Projekt zu konzentrieren und letztlich erfolgreicher zu sein.

Heute gibt es für jede Projektsituation passende Zeitmanagement-Tools. Die Entwicklung des Zeitmanagements lässt sich dabei in vier Generationen unterteilen.

Die erste Generation von Zeitmanagement: Basiswerkzeuge

In der ersten Generation des Zeitmanagements entstanden grundlegende Werkzeuge wie Notizzettel, Checklisten und To-do-Listen. Diese Hilfsmittel erfüllen im Projektmanagement drei wesentliche Funktionen:

Gedächtnisstütze

Damit wichtige Informationen nicht verloren gehen, bleibt es einfach oft nicht aus, als sich zur Gedächtnisstütze etwas zu notieren. Sei es in Meetings oder bei Gesprächen auf der Tonspur. Da jeder sein eigenes System hat, um sich Sachen zu merken, ist auch die Ausprägung der kleinen Mitschriften bei jedem unterschiedlich. Doch auch noch heute sind und bleiben ein wichtiger Teil des persönlichen Zeitmanagements.

Struktur und Ordnung

Durch den Einsatz von Checklisten werden damals wie heute Struktur und Ordnung ermöglicht. Im Projektablauf werden so beispielsweise keine wichtigen Schritte übersehen. To-Do-Listen helfen zum Beispiel bei der Priorisierung und dem fokussierten erledigen von Aufgaben.

Standardisierung

Checklisten sind in einer Arbeitswelt mit hoher Standardisierung wie zum Beispiel in der Automobilindustrie gar nicht mehr wegzudenken. Denn es ist ein sehr wichtiges Tool, um Prozessqualität zu gewährleisten und Störungen durch Abweichungen zu verhindern.

Die zweite Generation von Zeitmanagement: Der Terminkalender

Die zweite Generation ist die goldene Zeit des Terminkalenders. Er bietet Übersicht über die anstehenden Aufgaben und konzentriert sich auf die effiziente Terminplanung. Er dient somit zur Organisation und Vorbereitung aufkommender Ereignisse, wie zum Beispiel Besprechungen.

Doch der Terminkalender eines Projektmanagers seine Tücken: Er neigt schnell zur Überfüllung. Dafür gibt es zwei Gründe:

Freie Zeitblöcke

Die freien Zeitblöcke im Kalender neigen dazu, schnell mit Meetings gefüllt zu werden. Mein Tipp im Notfall: Blockiere Dir bewusst Zeit für Deine eigenen Aufgaben, um sicherzustellen, dass Du ungestört an Deinen gesetzten Prioritäten arbeiten kannst.

Sichtbarkeit

Wenn Du Montagfrüh noch denkst, „Gut, dass keine Termine anstehen – endlich Zeit für meine Prios.“, dann wirst Du manchmal zwei Stunden später eines Besseren belehrt. Denn als Projektmanager ist Dein Kalender und somit Deine freie Zeit für andere Beteiligte sichtbar.

Und eh‘ Du Dich versiehst, erhältst Du aus verschiedenen Abteilungen Besprechungseinladungen, die Du selbst nicht steuern kannst. Deine Zeit wird verplant und Du wirst getaktet – wenn Du Pech hast, ohne Pause. Meinen Tipp im Notfall kennst Du ja bereits.

Daher, ein Terminkalender hat viele Vorteile, aber lass Dich nicht davon unter Druck setzen. 😉

Die dritte Generation von Zeitmanagement

Mit der dritten Generation von Zeitmanagement wird die Terminplanung entscheidend erweitert. Neben der Effizienz rückt auch die Effektivität vermehrt in die Betrachtung. Das bedeutet, es werden die eigenen Prioritäten und die Werte berücksichtigt.

Dieser Ansatz kommt besonders bei der eigenen Tages- oder Wochenplanung zur Geltung und trägt entscheidend zur Selbstorganisation bei. Zudem ist die Berücksichtigung von Prioritäten und Werten ein sehr wichtiger Faktor bei der Teamentwicklung.

Die vierte Generation von Zeitmanagement: Prioritäten setzen

Die vierte Generation wird durch die Prioritäten-Matrix – auch Eisenhower-Prinzip genannt – definiert. Dieses ermöglicht es, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Als Projektmanager ist dies essenziell, um eigene Überlastungen vorzubeugen und das Projekt erfolgreich zu managen. Denn so können Prioritäten in die zeitliche Planung einfließen und Du kannst das Projekt besser steuern. Nähere Informationen findest Du hierzu in meinen Artikel „Prioritäten richtig setzen | Zeitmanagement für PMs“.

Die Prioritäten-Matrix und die vier Quadranten

Das Prioritäten-Matrix ist für das Zeitmanagement deshalb so bedeutend, weil es die Wichtigkeit in wichtig/nicht wichtig und die Dringlichkeit in dringend/nicht dringend unterteilt.

Bedeutung der vier Quadranten für das Zeitmanagement

Für das Zeitmanagement ergeben sich hieraus vier Quadranten, die wie folgt beschreiben werden:

Q1 = wichtig/dringend

Dies betrifft alle Tätigkeiten, um die Du Dich als Projektmanager sofort selbst kümmern solltest.

Q2 = wichtig/nicht dringend

Alles, was Sie selbst erledigen müssen, was aber noch terminierbar ist.

Q3 = nicht wichtig/dringend

Tätigkeiten, die Du theoretisch auch delegieren kannst.

Q4 = nicht wichtig/nicht dringend

Alle Tätigkeiten, die Dich kein Stück weiterbringen und Deine wertvolle Zeit als Projektmanager verschwenden.

7 hilfreiche Schritte für effektives Zeitmanagement

Die nachfolgenden 7 Schritten sind eine kostenlose Quick&Dirty Anleitung, wie Du Zeitmanangement für Dich kannst. Bist Du bereit? Dann los…!

Schritt 1: Prüfe Dein Verhalten in Bezug auf Stress

Überprüfe für Dich selbst, wie sehr Du unter Stress und Hektik stehst und ob es sich in Deinem Verhalten widerspiegelt.

Bei den meisten meiner Kunden, die ich in diesem Bereich begleite, waren folgende Punkte sehr stark vertreten:

Schritt 2: Check Deine aktuelle Zeitplanung

Zeitmanagement bedeutet Planung. Verschaffe Dir einen Überblick, wie gut Deine eigene Planung für Dich aussieht. Plane einmal für Dich, wie Dein Tagesablauf der nächsten drei Tage aussieht. Schreibe auf, welche Tätigkeiten anfallen und wie lange sie dauern werden.

Nach diesen drei Tagen überprüfst Du dann, ob Du Dir zu viel oder zu wenig vorgenommen hast.

Schritt 3: Wo sind Deine Zeitdiebe

Im Alltag gibt es immer wieder etwas, was Dich von Deinen eigentlichen Aufgaben und Zielen ablenkt. Machen wir uns nichts vor, das kennt jeder. Doch plötzlich ist der Tag vorbei und wenn dann die eigenen Ziele nicht erreicht sind, ist das irgendwie unbefriedigend, oder?

Um diese Zeitdiebe ausfindig zu machen, hier mein Tipp:

Schreiben einfach alles nieder, was Dich von Deiner Arbeit abgehalten hat. Zum Beispiel das ausgedehnte Telefonat, unnötige Meetings, Unterbrechungen, der Plausch in der Kaffeecke usw.

Jetzt weißt Du, wo Deine Zeitdiebe stecken und was Du reduzieren solltest. Zeitdiebe gehören natürlich in Quadrant 4 Deiner Prioritäten-Matrix. 😉

Schritt 4: Setze jetzt Deine Ziele

Ziele gehören deshalb zum Zeitmanagement, weil sie die Basis dafür sind, wonach wir unsere Aufgaben priorisieren und planen.

Denn wenn Du kein Ziel hast, findest Du auch nicht den richtigen Weg! Und ohne Ziele fällt es uns schwer etwas zu erreichen, da nicht klar ist, auf was man hinarbeiten soll.

Sei es Meilensteine, ein besserer Workflow für Dein Projektmanagement oder besseres Zeitmanagement 😉 Setze Dir kurz -, mittel- und langfristige Ziele.

Schritt 5: Aufgaben priorisieren – Zeit sinnvoll nutzen

Um jetzt die gesetzten Ziele auch wirklich zu erreichen, gilt es jetzt die dazu erforderlichen Aufgaben zu priorisieren.

Dazu bietet sich optimal die am Anfang erklärte Prioritäten-Matrix an. Es ist aus meiner Sicht das hilfreichste Tool, um in kurzer Zeit und übersichtlich die richtigen Prioritäten zu setzen.

Schritt 6: Mach jetzt eine bewusste Tages- und Wochenplanung

Bei der bewussten Tages- und Wochenplanung geht es jetzt darum, die Erkenntnisse aus den vorherigen Schritten in die Planung umzusetzen. Ziel ist es, die gesetzten Ziele mit einer darauf ausgerichteten Planung zu erreichen.

Ich empfehle folgende Fragen dabei zu berücksichtigen:

Welche Ziele sollen erreicht werden?
Welche Tätigkeiten haben Priorität?
Muss Puffer eingeplant werden? Wenn ja, wieviel?
Was könnte einen vom Tages- oder Wochenziel abhalten?

Planung abgeschlossen? Check! Wenn die ersten Ergebnisse vorliegen, erfolgt nun das Reflektieren und Festigen.

Schritt 7: Erfolge reflektieren und festigen

Zeitmanagement ist kein Sprint. Daher reflektiere kontinuierlich die Ergebnisse Deiner Tages- und Wochenziele. Nur so erfährst Du, wie gut die Umsetzung Deines persönlichen Zeitmanagements erfolgt und vor allem wo Verbesserungspotenzial besteht. Je mehr Du daran arbeitest, desto routinierter wirst Du bei der Zielerreichung.

Und ja, je routinierter Du Zeitmanagement anwendest, desto mehr wird es ein fester Bestandteil in Deinem täglichen Doing.

Fazit zum Zeitmanagement

Aus meiner Sicht ist das Zeitmanagement heute für Projektmanager unerlässlich.

Es ermöglicht Dir, Informationen effektiv zu sammeln, Struktur in Deine Arbeitsabläufe zu bringen, Zeit optimal zu planen und Aufgaben zu priorisieren.

Durch effektives Zeitmanagement kannst Du somit unnötige Zeit- und Energieverluste vermeiden und Dein Projekt souverän und stressfrei zum Abschluss bringen.

Und mit einer praxisorientierten Anleitung wird Zeitmanagement auch schnell ein fester Bestandteil im täglichen Doing.

Wenn Du sichergehen willst, dass Dein Zeitmanagement nicht nur ein Vorhaben sondern auch wirklich realisiert wird, dann schau Dir hier mein einmaliges Kursangebot zum Thema Zeitmanagement an.

Würd mich sehr, wenn ich Dich bei Deinen Zielen unterstützen kann! 🙂