Das Geheimnis, für mehr Zeit für Führung im Projekt

Wenn Du als Projektmanager oft sagst, „Mir bliebt einfach keine Zeit für Führung!“, ist das durchaus nachvollziehbar. Von Dir wird erwartet, dass Du Projekte erfolgreich leitest, Teams koordinierst, Ressourcen effizient einsetzt und wichtige Entscheidungen triffst, um Deine Projekte zum Erfolg zu führen.

Das tägliche Doing in Projekten ist enorm – und wird auch nicht weniger. Der Dokumentationsaufwand nimmt zu, Meetings dominieren den Tagesablauf, und zusätzlich wächst die Arbeitsbelastung – eventuell auch die Unzufriedenheit – bei Deinem Team. Eventuell steigt . Neue Herausforderungen und Probleme tauchen auf, die schnell gelöst werden müssen. Das alles erfordert Deine Aufmerksamkeit.

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, benötigt erfolgreiche Projektleitung vor allem eines: Zeit.

Und diese Zeit musst Du Dir aktiv schaffen. Aber wie?

Der Weg zu mehr Zeit für Führung im Projekt

Um nachhaltig mehr Zeit für die Führung im Projekt zu gewinnen, verfolge ich selbst als Projektmanager ein Prinzip: Arbeite an dir selbst und erleichtere anderen die Arbeit.

Dieses Prinzip hat es mir ermöglicht, meine eigenen Ziele effizienter zu erreichen und gleichzeitig einen positiven Einfluss auf mein Team und das Projektumfeld zu nehmen. Ich konnte an neuen Ideen arbeiten und erhielt Unterstützung bei deren Umsetzung.

Dabei haben sich aus meiner Erfahrung drei zentrale Bereiche herauskristallisiert, in die Projektmanager Zeit und Energie investieren sollten:

Führung der eigenen Person,
Teams und
Prozesse

Das Geheimnis für mehr Zeit für Führung liegt im Zusammenspiel von der Selbstführung, Teams und Prozessen. Grafik: Tobias Schütte

Mehr Zeit für Führung durch Führung der eigenen Person

Führung der eigenen Person heißt, das eigene Leben für sich selbst besser zu gestalten und auf die eigenen Zielvorstellungen auszurichten. Es beinhaltet Selbstmanagement, als auch Zeitmanagement. Es bringt damit die Erkenntnis, wie Du wertvolle Kraft und Energie erhältst, die Du als Projektleiter in herausfordernden Situationen benötigst.

Denn als Projektmanager bist Du aus eigener Erfahrung rund um die Uhr gefordert. Und ohne gegensteuern gehen lange Arbeitszeiten und wenig Freizeit langfristig auf die Gesundheit und Zufriedenheit.

Um die Führung der eigenen Person zu verbessern, stell Dir vier zentrale Fragen:

Was willst Du als Projektmanager erreichen?
Wie setzt Du Deine Prioritäten für eine effektive Projektleitung?
Wie kannst Du Dein Zeitmanagement besser nutzen, um diese Prioritäten gezielt zu verfolgen?
Wie kann Dein privates Umfeld Dir dabei helfen, Deine beruflichen Ziele zu erreichen?

Die Antworten auf die Fragen helfen, um mehr Zeit für Führung zu erhalten – und Dich und Dein Projektteam zum Erfolg zu führen.

Dein Nutzen durch Führung der eigenen Person

Wenn Du als Projektmanager langfristig erfolgreich sein willst, dann ist die Führung der eigenen Person eine essenzielle Voraussetzung.

Dadurch wirst Du…

Deine Zeit effizienter planen und Prioritäten setzen.
Dein Stress im Job reduzieren und in stressigen Situationen gelassener reagieren.
fokussierter auf die wesentlichen Projektziele arbeiten und dich nicht in unwichtigen Details verlieren.
fundierte Entscheidungen schneller treffen, selbst unter Druck.
Aufgaben klar kommunizieren und gezielt delegieren.

Somit ist es ein wesentlicher Bereich, um Klarheit über richtige Prioritäten zu setzen, Belastungen zu reduzieren und mehr Zeit für Führung zu schaffen.

Warum ein starkes Team Dir mehr Zeit für Führung verschafft

Dein Team ist der zweite entscheidende Bereich für mehr Zeit für Führung. Ein gut eingespieltes und engagiertes Team entlastet Dich als Projektmanager erheblich und schafft Dir Freiräume für die wesentlichen Aufgaben.

Dabei ist entscheidend, ob Dein Team ein Team oder eine Gruppe ist.

Ein Team, das sich jedoch nur als eine Gruppe von Personen versteht, kann anfälliger für Fehler sein und benötigt mehr Kontrolle und Unterstützung. Das kostet Dich Zeit und Energie.

Ein hochentwickeltes Team hingegen organisiert sich selbst, unterstützt sich gegenseitig und übernimmt Verantwortung – eine enorme Entlastung für Dich.

Dein Nutzen durch ein starkes Team

Investitionen in Dein Team führen dazu, dass Du Dich zunehmend von operativen Aufgaben entlasten kannst.

Vor allem liegt das daran, weil ein immer stärker entwickeltes Team …

sich selbst organisiert und aus eigenem Antrieb heraus ein gemeinsames Ziel verfolgt
füreinander einsteht und das gegenseitiges Unterstützen als Selbstverständlichkeit sieht
Aufgaben übernimmt und Entscheidungen trifft, wenn es notwendig ist
selbstständig daran arbeitet, interne Prozesse zu optimieren.

Ein starkes Team bedeutet für Dich mehr Zeit, Dich auf Führung Deines Projekts zu konzentrieren.

Wie optimierte Prozesse Dir mehr Zeit für Führung bringen

Die Prozesse bilden den dritten wichtigen Bereich, der Dir mehr Zeit für Führung ermöglicht. Projekte sind immer besonders und verlaufen so gut wie nie standardmäßig wie zum Beispiel ein Serienprozess.

Wenn Prozesse nicht effizient laufen, führt das zu Störungen und Problemen, die Deine Zeit und Energie rauben.

Dies gilt nicht nur für Projektmanagementprozesse, sondern auch für Prozesse, die außerhalb Deines Projektes laufen, wie zum Beispiel Beschaffungsprozesse.

Denn sie haben oft direkten Einfluss auf Dein Projekt. Läuft zum Beispiel der Beschaffungsprozesse ineffizient, ist Deine Terminplanung gefährdet.

Natürlich kannst Du sagen ‚Ist ja nicht meine Abteilung‘, aber den unnötigen Stress hast Du ja trotzdem.

Dein Nutzen durch optimierte Prozesse

Wenn Du Zeit in die Optimierung von Prozessen investierst:

Reduzierst Du dringende Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Vermeidest Du Störungen, die zusätzliche Arbeit und Zeitaufwand verursachen.
Steigerst Du die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft Deines Teams, was sich wiederum positiv auf das gesamte Projekt auswirkt.

Reibungslose Prozesse ermöglichen eine saubere Projektdurchführung und bringen Dir mehr Zeit für Führung in Deinem Projekt. Kurzum: Sie entlasten Dich als Projektmanager erheblich.

Fazit: Mehr Zeit für Führung

Jeder der drei Bereiche – Führung der eigenen Person, Teams und Prozesse – bietet für sich genommen enormes Potenzial, um mehr Zeit für Führung zu ermöglichen. Doch der wahre Gewinn entsteht durch das Zusammenspiel dieser Bereiche. Sie verstärken sich gegenseitig und schaffen Synergieeffekte, die nicht nur Deine Zeit für strategische Führung erhöhen, sondern auch den Erfolg Deines gesamten Projekts fördern.

Investiere in diese drei Bereiche, um in beeindruckender Weise wieder von mehr Zeit für Führung zu profitieren und Dein Projekt zum Erfolg zu führen.