Wie Zeitmanagement Ihr Leben verändert

Besonders in einer Zeit, in der Dynamik und Komplexität stetig zunehmen, wird Zeitmanagement immer bedeutender. Denn mit zunehmender Geschwindigkeit am Markt steigt auch die Komplexität der Aufgaben. Doch vor allem steigt die Belastung an uns selbst. Um nicht den Überblick zu verlieren, bietet Zeitmanagement heute weitaus mehr als nur Post-its und den Terminkalender.

Durch den sinnvollen Einsatz von Zeitmanagement-Tools können Sie Ihre gesetzten Ziele ohne große Umwege erreichen. Sie verschaffen Ihnen einen Überblick in einer sich ständig ändernden Welt.

Dazu möchte ich in diesem Artikel über auf zwei Kernthemen eingehen:

Was können Sie durch Zeitmanagement erreichen?
Wie können Sie Zeitmanagement für sich optimal nutzen?

Für mich gab es aber noch ein Schlüsselerlebnis, was mein persönliches Interesse an diesem geweckt hat.

Aus dem Nähkästchen: Kuriose Begegnung

‚Für Zeitmanagement habe ich schlichtweg keine Zeit!‘, war die Aussage einer damaligen Führungskraft, die gestresst von einem Meeting ins nächste jagte. In dieser Sekunde erinnerte ich mich an die Geschichte vom Holzfäller, der trotz Anstrengung immer weniger Bäume fällte, weil er einfach keine Zeit hatte, seine Axt zu schärfen.

In diesem Moment wurde mir klar: „So will ich nicht werden!“ Ich fing an, mich neben dem Selbstmanagement auch näher mit Zeitmanagement zu beschäftigen und konnte mich damit noch mehr auf das Wesentliche konzentrieren.

Heute gibt es für jede Situation das passende Zeitmanagement-Tool. Um das zu erreichen, durchlief die Entwicklung des Zeitmanagements vier Generationen.

Die erste Generation von Zeitmanagement

In der ersten Generation kamen die typischen Gedächtnisstützen auf: Post-its, Notizzettel, Checklisten, To-do-Listen oder die vollgeschriebene Unterlage auf dem Bürotisch. Mit diesen Hilfsmitteln können drei wesentliche Aufgaben erfüllt werden:

Gedächtnisstütze

Damit wichtige Informationen nicht verloren gehen, bleibt es einfach oft nicht aus, sich etwas zu notieren. Sei es in Meetings oder bei Gesprächen auf der Tonspur. Da jeder sein eigenes System hat, um sich Sachen zu merken, ist auch die Ausprägung der kleinen Mitschriften bei jedem unterschiedlich. Doch am Ende werden sie immer bestehen bleiben und bleiben so ein wichtiger Teil des persönlichen Zeitmanagements.

Struktur und Ordnung

Durch den Einsatz von Checklisten werden damals wie heute Struktur und Ordnung ermöglicht. Sie unterstützen dabei, die Reihenfolge in Abläufen einzuhalten und wichtige Prozessschritte nicht zu vergessen. Oder können Sie sich einen Flugzeugstart ohne Flug-Checkliste vorstellen?

Standardisierung

Checklisten sind in einer Arbeitswelt mit hoher Standardisierung wie zum Beispiel in der Automobilindustrie gar nicht mehr wegzudenken. Denn es ist ein sehr wichtiges Tool, um Prozessqualität zu gewährleisten und Störungen durch Abweichungen zu verhindern.

Die zweite Generation von Zeitmanagement

Die zweite Generation ist die goldene Zeit des Terminkalenders. Er bietet Übersicht über die anstehenden Aufgaben und konzentriert sich auf die effiziente Terminplanung. Er dient somit zur Organisation und Vorbereitung aufkommender Ereignisse, wie zum Beispiel Besprechungen.

Doch der Terminkalender einer Führungskraft hat eine spezielle Krankheit: Er neigt schnell zur Überfüllung. Dafür gibt es zwei Gründe:

Freie Zeit

Die freien Blöcke im online Terminkalender (z.B. Outlook) neigen schnell dazu sich mit Meetings zu füllen. Schließlich steht da ja noch nichts. Aber der Grund dafür ist ja nicht, dass Sie nichts zu tun haben, sondern weil Sie in der Zeit keinen Termin mit anderen Personen haben. Mein Tipp im Notfall: Blocken Sie sich die Zeit für für IHRE Arbeit, Sie werden schon einen triftigen Grund dafür haben.

Sie sind sichtbar

Wenn Sie Montagfrüh noch denken, „Gut, dass keine Termine anstehen“, dann werden Sie zwei Stunden später eines Besseren belehrt. Denn als Führungskraft ist Ihr Terminkalender für jeden sichtbar, zumindest sieht jeder, ob Sie freie Zeit haben. – Und eh‘ Sie sich‘s versehen, erhalten Sie aus verschiedenen Abteilungen Besprechungseinladungen, die Sie selbst nicht steuern können. Ihre Zeit wird teils rücksichtslos verplant und Sie werden getaktet – wenn Sie Pech haben ohne Pause. Meinen Tipp im Notfall kennen Sie ja bereits.

Ein Terminkalender hat viele Vorteile, nur sollten Sie sich selbst nicht zu sehr davon unter Druck setzen lassen.

Die dritte Generation von Zeitmanagement

Mit der dritten Generation wird die Terminplanung entscheidend erweitert. Neben der Effizienz rückt auch die Effektivität vermehrt in die Betrachtung. Das bedeutet, es werden die eigenen Prioritäten und die Werte berücksichtigt.

Dieser Ansatz kommt besonders bei der eigenen Tages- oder Wochenplanung zur Geltung und trägt entscheidend zur Selbstorganisation bei. Zudem ist die Berücksichtigung von Prioritäten und Werten ein sehr wichtiger Faktor bei der Teamentwicklung.

Die vierte Generation von Zeitmanagement

Die vierte Generation wird durch das Eisenhower-Prinzip geprägt. Es ermöglicht eine Kategorisierung der Prioritäten zwischen Dringend und Wichtig, wodurch die Prioritäten in die zeitliche Planung einbezogen werden können. Vor allem gibt es die Möglichkeit, verstärkt selbst Einfluss auf das Geschehen zu nehmen, was sich auf die Effektivität von Handlungen auswirkt.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist für das Zeitmanagement deshalb so bedeutend, weil es die Wichtigkeit in wichtig/nicht wichtig und die Dringlichkeit in dringend/nicht dringend unterteilt.

Prioritäten über die Eisenhower-Matrix

Hieraus ergeben sich vier Quadranten, die sich wie folgt beschreiben lassen:

Q1 = wichtig/dringend

Dies betrifft alle Tätigkeiten, um die Sie sich als Führungskraft sofort selbst kümmern sollten. Hierunter fallen bevorstehende Krisen, Probleme, der dringende Abgabetermin eines Berichtes oder das Gespräch mit einem Mitarbeiter, der androht, zu kündigen.

Bedenken Sie aber auch Dinge, denen Sie sofort Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, weil Sie denken sie seien dringend und gleichzeitig wichtig. Öffnen Sie beispielsweise sofort die E-Mail, wenn sie im Posteingang erscheint?

Q2 = wichtig/nicht dringend

Alles, was Sie selbst erledigen müssen, was aber noch terminierbar ist, wird in den zweiten Quadranten gelegt. Der Handlungsbedarf ist zwar sichtbar, aber der Handlungsdruck ist noch nicht gegeben. Das Betrachten von neuen Chancen, Erarbeiten von vorbeugenden Maßnahamen, die mittel- bis langfristige Planung oder der Aufbau von Beziehungen sind Tätigkeiten, die diesem Quadranten zum Beispiel zugeordnet werden können.

Q3 = nicht wichtig/dringend

Betrachten Sie bitte hier die Tätigkeiten, die außer Ihnen theoretisch auch jemand anders erledigen könnte. Hierzu zählen die Teilnahme an Meetings, das Erstellen von Präsentationen oder Berichten, das Sortieren der Post, das Treffen von manchen Entscheidungen und die Kontrolle von Ergebnissen.

Q4 = nicht wichtig/nicht dringend

Alle Tätigkeiten, die weder wichtig noch dringend sind, werden Q4 zugeordnet. Diese bringen Sie kein Stück weiter und verschwenden Ihre wertvolle Zeit als Führungskraft.

Fazit zum Zeitmanagement

Aus meiner Sicht ist das Zeitmanagement heute aufgrund seiner Entwicklung unerlässlich für Führungskräfte geworden. Zusammengefasst bietet Zeitmanagement die Möglichkeiten für

das Sammeln von Informationen,
die notwendige Struktur im Arbeitsalltag,
die optimale und individuelle Zeitplanung,
das Priorisieren und Verfolgen von Aufgaben,

ohne unnötige Zeit und Energie zu vergeuden.

Es liegt an Ihnen, was Sie mit Ihrer Zeit anstellen und wie sinnvoll Sie dieses kostbare Gut einsetzen. Denn eins ist klar – auch wenn es einem oft nicht bewusst ist – Sie können die Uhr nicht zurückdrehen. Was aber geht, ist, sich mit einem guten Zeitmanagement das Leben einfacher zu gestalten.