Wie Du Potenziale im Projektablauf finden und nutzen kannst

Als Projektmanager weißt Du, wie entscheidend es ist, im Projekt alle Potenziale und Ressourcen optimal zu nutzen. Aber hast Du Dich jemals gefragt, welche ungenutzten Potenziale im gesamten Projektablauf stecken? Was wäre, wenn ich Dir sage, dass Du die Performance Deines Projekts um bis zu 30 % steigern könntest, wenn Du diese Potenziale voll ausschöpfst? Die Herausforderung besteht jedoch darin, diese Potenziale zu identifizieren, da sie oft verdeckt sind und ungenutzt bleiben.

Wenn verborgene Potenziale im Projekt nicht genutzt werden

Verborgene Potenziale werden häufig verdeckt durch Störungen wie ineffiziente Prozesse, interne Spannungen oder unnötige Ressourcenverschwendung. Diese Störungen beeinträchtigen die Performance Deines Teams und verhindern einen reibungslosen Projektablauf.

Im schlimmsten Fall wirken sich die Folgen ungenutzter Potenziale negativ auf das Projektergebnis und letztlich auf die Zufriedenheit Deiner Stakeholder aus. Der gesamte Projektablauf wird somit nachhaltig beeinträchtigt. Das ist natürlich etwas, das Du als Projektmanager vermeiden möchtest, richtig?

Potenziale erkennen und ausschöpfen

Um die verborgenen Potenziale im Projektablauf zu erkennen und voll auszuschöpfen, sind gezielte Verbesserungen notwendig. Dafür solltest Du Dir als Projektleiter bewusst Zeit nehmen und für diese Aufgabe die entsprechende Priorität setzen. Doch bevor Du Verbesserungsmaßnahmen einleitest, benötigst Du zunächst einen klaren Überblick über die aktuelle Situation (Ist-Situation):

Gibt es überhaupt Störungen im Projektablauf?
Wenn ja, wie manifestieren sich diese?
Wie häufig treten sie auf?
Welche Auswirkungen haben sie auf Kosten, Zeitplan, Qualität und Teamperformance?

Zur einfachen Identifikation von Potenzialen empfehle ich, ein geeignetes Werkzeug zu verwenden. Eine praktische Methode ist die Erstellung einer Potenzial-Liste, die ich Dir im Folgenden genauer erkläre.

Aufbau einer Potenzial-Liste für Dein Projekt

Für die Erstellung dieser Potenzial-Liste kannst Du ein physisches Blatt im A4- oder A3-Format verwenden oder ein digitales Tool wie Excel nutzen. Die Liste sollte aus einem Kopfbereich für grundlegende Informationen und einem Bereich zur Erfassung von Potenzialen bestehen.

Eintragungen im Kopfbereich

Der Kopfbereich der Potenzial-Liste sollte folgende Informationen enthalten: den Namen des Projekts, die betrachtete Phase oder den Teilbereich des Projekts, den Zeitraum der Analyse und Deinen Namen als verantwortlicher Projektmanager.

Angenommen, Du verwendest die Potenzial-Liste für die Analyse der Planungsphase Deines Projekts. Dann könnte der Kopfbereich so aussehen:

Projekt: Neue Produktentwicklung

Phase: Planung

Zeitraum: Q3 2024

Verantwortlich: Max Mustermann

Erfassen von Potenzialen

Für das Erfassen von Potenzialen erstellst Du unterhalb des Kopfbereichs fünf Spalten: „Nr.“, „Vorfall“, „Häufigkeit“, „Potenzial in“ und „Bemerkung“. Diese Struktur erleichtert die Übersicht und Handhabung.

Nr.: Dieses Feld dient zur Durchnummerierung für die aufkommenden Vorfälle. Sind Dir drei unterschiedliche Vorfälle aufgefallen, nummerierst Du diese von eins bis drei durch.

Vorfall: Hier beschreibst Du, was passiert ist. Es reicht eine kleine aussagekräftige Beschreibung.

Häufigkeit: Ähnlich wie bei einer Strichliste zeigst Du auf, wenn sich der Vorfall wiederholt.

Durch das Notieren von Vorfall und Häufigkeit des Auftretens ergeben sich sehr übersichtlich die späteren Handlungsfelder für Verbesserungsmaßnahmen.

Potenzial in: In diesem Feld schreibst Du bitte auf, welches Potenzial sich aus dem Vorfall ergibt. Dies können Zeit, Kosten, Qualität, Flexibilität oder ein anderes wichtiges Attribut sein. Wichtig ist dabei, dass es aus Sicht der Beteiligten zu dem Vorfall passt. Das können, wie in dem anfänglichen Beispiel, natürlich auch mehrere sein. Ich empfehle hier, am Anfang einem Vorfall maximal drei Potenziale zuzuordnen. Andernfalls steigt die Komplexität in der Handhabung.

Bemerkung: Zum Schluss schreibst Du noch etwas zu dem Vorfall. Welche Auswirkungen hatte es oder was war der Hintergrund, wie zum Beispiel eine Woche Verzögerung oder falsche Kundendaten. Damit sicherst Du einen Bezug, und der Punkt bleibt auch nach längerer Zeit besser im Gedächtnis.

Erfolgreicher Einsatz der Potenzial-Liste

Um den Einsatz der Potenzial-Liste erfolgreich zu starten, empfehle ich, sie zunächst in einem kleineren Pilotprojekt oder in einer Teilphase Deines Projekts auszuprobieren. Wähle dafür eine Phase aus, bei der Du großes Verbesserungspotenzial siehst. Erfolgsgeschichten motivieren und können dazu beitragen, dass auch andere Teammitglieder sich aktiv einbringen.

Kommunikation und Transparenz

Wichtig! Bevor Du die Potenzial-Liste in Deinem Team einführst, solltest Du alle Beteiligten – sowohl das Management als auch Dein Team – über den Zweck und die Vorgehensweise informieren. Dabei sind vier Aspekte besonders wichtig:

1. Klarheit

Sorge dafür, dass alle das Ziel und den Nutzen der Potenzial-Liste verstehen. Missverständnisse können das Engagement und den Erfolg der Maßnahme hemmen.

2. Transparenz

Hänge die Liste an einem gut sichtbaren Ort auf, damit alle Teammitglieder jederzeit den aktuellen Stand einsehen können. Zum einen wirkt dadurch die Potenzial-Liste nicht wie ein geheimes Dokument. Zum anderen zeigt dies, dass es gewollt ist, die aktuelle Situation zu verbessern, und jeder über den aktuellen Stand informiert sein soll. Zusätzlich erzeugt Transparenz auch einen Ansporn, sich an der Durchführung zu beteiligen.

3. Nutzerfreundlichkeit

Stelle sicher, dass die Liste leicht zugänglich ist und wo Mitarbeiter handschriftlich etwas ergänzen können. Jeder im Team sollte ohne großen Aufwand Eintragungen vornehmen können. Nimm am Anfang lieber ein Blatt in A3-Format und sorge für eine feste Unterlage (zum Beispiel Whiteboard oder Stelltafel) mit immer zugänglichen, schreibbaren Stiften.

4. Beteiligung

Schaffe ein Umfeld, in dem sich jedes Teammitglied bereitwillig an der Arbeit mit der Potenzial-Liste beteiligen möchte. Jede Barriere sollte beseitigt sein. Jedes Teammitglied sollte die Möglichkeit haben, ohne Umstände damit arbeiten zu können. So erhältst Du die Ergebnisse, mit denen Du später sinnvolle Maßnahmen zur Verbesserung der Projektabläufe einleiten kannst.

Erkenntnisse und Potenziale nutzen

Der Einsatz der Potenzial-Liste ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn die daraus gewonnenen Erkenntnisse auch genutzt werden. Im Fall der Potenzial-Liste bedeutet dies, Handlungsfelder zu identifizieren und mögliche Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Eine Möglichkeit ist, die Potenzial-Liste in regelmäßigen Team-Meetings vorzustellen und die Ergebnisse zu besprechen. Beobachte die Ergebnisse über einen Zeitraum von zwei bis vier Wochen. Dies empfehle ich sowohl für den Piloten als auch für den nachfolgenden Einsatz. Du wirst schon hier eine erste Tendenz für die Potenziale Deines Projekts erkennen.

Wenn Verbesserungspotenzial besteht, priorisiere die Vorfälle nach Dringlichkeit. Fokussiere Dich dabei auf maximal drei Punkte. Diese lassen sich einfacher priorisieren und damit erfolgreicher umsetzen. Nach der Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen beobachtest Du weiter den Prozess und siehst, wie sixh der Projektablauf nach und nach störungsfrei entwickelt.

Fazit: Die verborgenen Potenziale im Projekt

Die verborgenen Potenziale stecken in Deinem Projektteam, und es ist an der Zeit, sie zu bergen und auszuschöpfen! So sorgst Du nicht nur für einen reibungsloseren Projektverlauf, sondern trägst auch zur Zufriedenheit Deines Teams bei. Eine einfache und pragmatische Methode hierfür bietet die Anwendung der Potenzial-Liste. Identifiziere und eliminiere die Störungen, die die Potenziale verdecken, und erlebe, wie sich mit der Zeit die gesamte Performance Deines Projekts verbessert.