Warum ein reibungsloser Projektablauf Deine Zukunft sichert

Hochglanzpolierte Zahnräder liegen auf einem Tisch und symbolisieren wie ein reibungsloser Ablauf aussieht.

Stell Dir vor, Du gehst als Projektmanager zur Arbeit und weißt, dass alle Prozesse im Projekt reibungslos ablaufen. Alles läuft nach Plan, und Du kannst Dich voll und ganz auf Deine Hauptaufgaben konzentrieren. Am Ende des Tages weißt Du, dass das Projekt einen guten Schritt nach vorne gemacht hat und alle können zufrieden nach Hause gehen. Klingt das nicht ideal?

Und besonders beim heutigen herrschenden Konkurrenzdruck sind reibungslose Prozesse das A und O. Wenn dies nicht gegeben ist, kommt es vermehrt zu Störungen und Problemen.

Leider sieht die Realität oft anders aus und das obwohl mittelständische Unternehmen über enormes Potenzial verfügen…

Reibungslose Prozesse: Die Realität

In der Realität sind reibungslose Abläufe in Projekten nicht die Regel. Störungen im Projektablauf werden leider schnell als gegeben oder als nicht lösbar betrachtet. Typische Kommentare dazu lauten dann oft: „Kann man jetzt nichts dran ändern“, „Historisch gewachsen.“ oder „Dann müssen wir die Zeit halt zum Schluss irgendwie wieder einsparen“.

Doch die Folgen eines gestörten Projektablaufes haben schnell große Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Projekts.

Dies führt zu unnötigen Energieverlusten, Unzufriedenheit im Projektteam und kann somit gravierende Auswirkungen auf den Projekterfolg haben. Neben dem daraus folgenden Termindruck entsteht zusätzlich Unruhe und Stress – allesamt Faktoren, die Deine Projekte ins Wanken bringen können.

Was ein reibungsloser Ablauf für den Projekterfolg bedeutet

Je besser Prozesse reibungslos ablaufen, desto höher ist die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft Deines Teams, was sich wiederum auf die die Performance auswirkt – und letztendlich Dich als Projektmanager entlastet.

Reibungslose Prozesse fördern Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft.

Besonders aus diesem Grund steckt hier enormes Optimierungspotenzial – und zwar nicht nur im direkt betroffenen Prozess, sondern vor allem in den nachfolgenden Abläufen.

Nun die entscheidende Frage: Kennst Du die Ursachen von Störungen in Deinen Projekten und deren Auswirkungen auf den gesamten Ablauf? Eine nähere Betrachtung ist hier wirklich lohnenswert. Denn wenn Du die Ursachen und Auswirkungen von Störungen im Prozess kennst, lassen sich auch Potenziale einfacher erkennen.

Ursache und Wirkung von Störungen im Projektablauf erkennen

Störungen in Projekten können durch zahlreiche Faktoren verursacht werden: unklare Anforderungen, fehlende Informationen, unzufriedene oder überlastete Teammitglieder, um nur einige zu nennen. Betrachten wir nachfolgend ein praxisnahes Fallbeispiel, das in vier Situationen verdeutlicht, wie solche Störungen Projekte beeinträchtigen können.

Fallbeispiel: Herr Glücklich bekommt ein neues Projekt

Herr Glücklich, ein erfahrener Projektmanager, übernimmt ein neues Softwareentwicklungsprojekt. Er ist sehr präzise und legt großen Wert auf reibungslose Abläufe. Das Projekt startet mit der Anforderungsanalyse, gefolgt von der Entwicklung und dem Testing. Doch schon bald treten unerwartete Herausforderungen auf.

Situation 1: Unvorhergesehene Änderungen während der Entwicklung

Während der Entwicklungsphase erhält das Team ständig neue Anforderungen vom Kunden. Dies führt zu wiederholten Anpassungen im Code und verzögert den geplanten Zeitplan. Anstatt der vorgesehenen vier Wochen benötigt das Team nun sieben Wochen für die Entwicklung. Herr Glücklich ist unzufrieden, denn es läuft nicht nach Plan. – Ein reibungsloser Ablauf sieht für ihn anders aus.

Potenziale und Lösungsansätze:

Potenzial bei Zeit: Die zusätzlichen drei Wochen erhöhen den Projektdruck.

Lösungsansatz: Um den zeitlichen Rahmen einzuhalten, sollten Rahmenbedingungen, wie technische Anforderungen zu Projektstart geklärt werden. Sind diese unklar, sollte dies kommuniziert und in der Planung berücksichtigt werden.

Potenzial bei Kosten: Mehr Arbeitsstunden führen zu erhöhten Projektkosten.

Lösungsansatz: Monetäre Auswirkungen von neuen Anforderungen müssen frühzeitig intern und mit dem Kunden kommuniziert werden. Die Einführung von Projektcontrolling kann hier unterstützend sein.

Potenzial bei Performance: Das ständige ungeplante Einbringen von neuen Anforderungen geht zu Lasten der Teamperformance. Hierbei leidet die Qualität der Leistung und erhöht die Fehleranfälligkeit. Dies wirkt sich auch negativ auf die gesamte Projektplanung aus, da Tätigkeiten länger dauern als geplant.

Lösungsansatz: Die Umsetzung von neuen Anforderungen sollte mit dem Kunden und Projektteam priorisiert sowie sinnvoll eingeplant werden. Der saubere Abschluss von laufenden Tätigkeiten sollte gewährleistet werden, damit der Bearbeiter hier nicht rausgerissen wird. – Denn dies kann auf lange Sicht zu Unzufriedenheit führen.

Situation 2: Auswirkungen auf nachgelagerte Projektprozesse

Verlängert sich unplanmäßig die Dauer einer Projektphase, hat dies Einfluss auch auf nachgelagerte Projektprozesse. Die Verzögerungen in der Entwicklungsphase verschieben in diesem Fallbeispiel den Start des Testings. Der Zeitplan ist eh schon eng und mit der heißen Nadel gestrickt. Aufgrund des Verzuges ist man jetzt gezwungen, die Zeit wieder aufzuholen. Es entsteht Druck, erneut ist ein reibungsloser Ablauf nicht gegeben und Herr Glücklich ist gestresst.

Potenziale und Lösungsansätze:

Potenzial bei Planungsicherheit: Durch den verspäteten Start des Testings können die geplanten Ressourcen nicht mehr verfügbar sein. Umplanung und Überstunden sind die Folgen, um den ursprünglichen Liefertermin einzuhalten. Stress und Unzufriedenheit können hier die Folge sein.

Lösungsansatz: Mit der Berücksichtigung von Pufferzeiten können unnötige Aufwände in der Planung vermieden werden.

Potenzial bei Flexibilität: Jede kurzfristige Umplanung geht zu Lasten der Flexibilität. Sollte dies durch interne Ursachen zur Regel werden, wird ein flexibles Handeln im Projekt stark eingeschränkt.

Lösungsansatz: Mit der Arbeit mit agilen Methoden kannst Du besser auf ungeplante Situationen reagieren. Dies entlastet auch Dein Team.

Potenzial bei Kosten: Mit den erforderlichen Überstunden erhöhen sich weiter die Projektkosten.

Lösungsansatz: Bei Projektstart hilft eine realistische Zeit- und Ressourcenplanung, um Mehrkosten zu vermeiden.

Potenzial bei Qualität: Arbeiten unter Zeitdruck erhöht das Fehlerrisiko, was wiederum zu Mehrarbeit führen kann.

Lösungsansatz: Als Projektmanager ist es jetzt Deine Aufgabe, durch Kommunikation mit den Stakeholdern Ruhe ins Projekt und ins Team zu bringen.

Situation 3: Stress durch Auswirkungen auf parallele Projekte

Herr Glücklich ist auch für andere Projekte verantwortlich. Die Verzögerungen und der erhöhte Aufwand in diesem Projekt beeinträchtigen seine Fähigkeit, sich um die anderen Projekte zu kümmern. Dies setzt ihn als Projektmanager zusätzlich unter Stress, schränkt seine Performance ein und bringt andere Projekte unter Umständen in Schieflage. Seine Nächte werden unruhig.

Potenzial und Lösungsansatz:

Potenzial in Stressreduzierung: Die neue Situation in den anderen Projekten erzeugen unnötigen Stress und gehen auf die Performance des Projektmanagers.

Lösungsansatz: Als Projektmanager solltest Du diese zusätzliche Belastung beim Vorgesetzten offen kommunizieren. Je nach Schwere der Belastung kann auch um Unterstützung gebeten werden. So ist die Situation für alle transparent und nimmt Dir den Druck von den Schultern. Sehr empfehlenswert ist auch die Arbeit am eigenen Selbstmanagement ist, um solche Stresssituationen ist zu meistern.

Situation 4: Motivation des Teams

Der ständige Druck und die Überstunden gehen vermehrt zu Lasten des Teams. Bei den Mitarbeitern sinkt das Engagement für das Projekt, und es hört auf, Spaß zu machen.

Lösungsansatz: Sorge als Projektmanager für reibungslose Prozesse. Denn sie reduzieren Stress, fördern die Teamarbeit und eröffnen Raum für neue Ideen. All das wirkt sich positiv auf den Projekterfolg aus. – Und am besten kannst Du mit einer Projektstart-Checkliste mögliche Ursachen für Störungen im Vorfeld erkennen und reduzieren.

Fazit: Reibungslose Abläufe im Projekt

Wie die Beispiele mit Herrn Glücklich zeigen, gibt es in vielen Projekten erhebliche Potenziale für reibungslose Abläufe. Kleine Störungen zu Beginn können sich zu größeren Problemen entwickeln und den Projekterfolg gefährden.

Um dies zu vermeiden, empfehle ich Dir zuerst die Projektstart-Checkliste, um mögliche Ursachen für Störungen im Vorfeld zu erkennen und zu reduzieren. So hast Du sofort einen guten Überblick und kannst frühzeitig reagieren. Als nächstes ist es hilfreich, herauszufinden, welche Prozesse in Projekten nicht optimal laufen und welche Potenziale sich hier verbergen. Wie Du schnell und einfach diese Potenziale finden und nutzen kannst, erfährst Du in diesem Beitrag.

Eine Meinung zu “Warum ein reibungsloser Projektablauf Deine Zukunft sichert

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